各地（市）、楊凌示范區(qū)財(cái)政局，省級(jí)有關(guān)部門(mén)：    

      為積極穩(wěn)妥地推進(jìn)我省的計(jì)算機(jī)替代手工記賬工作，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政府轉(zhuǎn)變職能的需要，根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)電箅化管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，現(xiàn)就我省計(jì)算機(jī)替代手工記賬提出如下指導(dǎo)意見(jiàn)：    

       一、計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本條件單位在準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)替代手工記賬之前，應(yīng)嚴(yán)格對(duì)照如下條件進(jìn)行檢查，如不完全具備，則不應(yīng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)替代手工記賬。    

      （一）使用的會(huì)計(jì)核算軟件達(dá)到財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，符合《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。    

      （二）配備專(zhuān)門(mén)用于會(huì)計(jì)核算工作并能滿(mǎn)足軟件運(yùn)行的計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)終端。    

      （三）單位會(huì)計(jì)人員80％以上接受了會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)，基本掌握所應(yīng)用核算軟件的基本操作技能，并持有省財(cái)政廳核發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)合格證》。有專(zhuān)職或兼職的維護(hù)人員。    

      （四）應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與手工記賬并行3個(gè)月以上或跨年度4個(gè)月以上，且計(jì)算機(jī)與手工記賬的數(shù)據(jù)完全一致。    

      （五）建立并執(zhí)行嚴(yán)格的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度

       1.建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，除基本會(huì)計(jì)崗位外，還應(yīng)設(shè)置電算化會(huì)計(jì)崗位，并確定相應(yīng)職責(zé)。設(shè)崗應(yīng)符合統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求，符合電算化工作特點(diǎn)，防止漏設(shè)?？梢粛彾嗳?，也可一人多崗；但是對(duì)于有牽制關(guān)系的崗位要明確規(guī)定不得兼任。    

       設(shè)置電算化會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)可根據(jù)本單位性質(zhì)、規(guī)模、核算特點(diǎn)，一般可劃分如下：    

       （1）電算主管（或系統(tǒng)管理）。大中型企業(yè)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位設(shè)電算化主管，其他單位可設(shè)系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作和各級(jí)操作；權(quán)限的劃分。系統(tǒng)管理員不得兼任軟件會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)操作。    

       （2）數(shù)據(jù)錄入（或制單）。負(fù)責(zé)輸入原始憑證或手工記賬憑證。經(jīng)審核原始憑證真實(shí)、合法且審批手續(xù)齊全后，按統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定，制作機(jī)制憑證。單位只設(shè)1名會(huì)計(jì)時(shí)，可由出納兼任。    

       （3）審核記賬。負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)內(nèi)憑證與原始憑證進(jìn)行審核；對(duì)登記的機(jī)內(nèi)賬簿、打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)；期末結(jié)賬。一般情況下，制單與審核應(yīng)分崗，特殊情況下，制單與審核崗可兼任，但同一張憑證的制單與審核不得是同一操作人。經(jīng)審核簽章后的憑證方可進(jìn)行機(jī)內(nèi)記賬。為減少業(yè)務(wù)流程，一般可將審核與記賬合為一崗。出納不得兼任此崗。    

       （4）資料輸出。負(fù)責(zé)打印輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，進(jìn)行軟盤(pán)或光盤(pán)等磁性介質(zhì)的備份。各崗都可兼任此崗。    

       （5）電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，及時(shí)排除運(yùn)行故障。此崗在采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)核算軟件或大中型企業(yè)中應(yīng)由專(zhuān)職人員擔(dān)任。單位規(guī)模小、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單的單位可由系統(tǒng)管理人員兼任。    

       （6）電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。此崗適合采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)核算或大型會(huì)計(jì)軟件的單位設(shè)立，可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任。    

       （7）數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。此崗適合采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)核算或大型會(huì)計(jì)軟件的單位設(shè)立。    

       以上崗位設(shè)置供實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的單位參考。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性是設(shè)崗考慮的首要因素，必須考慮到電算化會(huì)計(jì)崗位間的牽制及電算化會(huì)計(jì)崗位與基本會(huì)計(jì)崗位間的牽制。小型單位設(shè)崗位時(shí)可在不違反上述原則的前提下，將有關(guān)崗位進(jìn)行合理合并。    

       2.建立會(huì)計(jì)電算化操作管理制度

       （1）明確規(guī)定本單位上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容。這里的操作人員特指按軟件程序進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的崗位，具體包括數(shù)據(jù)錄入（或制單）、審核記賬、結(jié)賬、編制報(bào)表等崗位。由電算主管（或系統(tǒng)管理）在會(huì)計(jì)軟件中嚴(yán)格按分工進(jìn)行操作權(quán)限分配。操作人員對(duì)自己的操作密碼要嚴(yán)格保密，并不定期進(jìn)行更換。杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。    

       （2）嚴(yán)把審核關(guān)。制單員在對(duì)原始憑證進(jìn)行真實(shí)、合法性審查的同時(shí)，還應(yīng)按本單位財(cái)務(wù)制度要求，審查對(duì)此筆交易或事項(xiàng)的財(cái)務(wù)審批手續(xù)是否完備。對(duì)于合法、合規(guī)的原始憑證方可作為錄制記賬憑證的有效根據(jù)。制單員應(yīng)及時(shí)將已制記賬憑證所依據(jù)的原始憑證傳遞給審核人員。審核人員應(yīng)依據(jù)原始憑證對(duì)機(jī)內(nèi)記賬憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核。同一張憑證的錄入與審核不得是同一操作員。嚴(yán)格禁止已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。    

       （3）嚴(yán)格更改手續(xù)。機(jī)內(nèi)憑證經(jīng)審核后發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，應(yīng)由審核員取消簽章后交該憑證制單員進(jìn)行更改，再按正常審核程序處理；記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯(cuò)誤，應(yīng)作更正（補(bǔ)充）憑證。嚴(yán)禁進(jìn)行反記賬、反結(jié)賬操作或直接對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作。    

       （4）完善操作程序。根據(jù)應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件的要求，制定完整的操作程序。操作人員在結(jié)束操作時(shí)，應(yīng)按規(guī)定程序正常退出會(huì)計(jì)軟件，再關(guān)機(jī)。操作過(guò)程中，如需臨時(shí)離開(kāi)，也應(yīng)按程序退出，或設(shè)定屏幕保護(hù)密碼。以防他人冒名操作。    

       （5）應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件單機(jī)版一機(jī)共用時(shí)，應(yīng)設(shè)置“上機(jī)操作登記簿”，上機(jī)者手工詳細(xì)登記姓名、操作內(nèi)容，操作起止時(shí)間、故障情況等信息。應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件網(wǎng)絡(luò)版，單人單機(jī)操作應(yīng)設(shè)置個(gè)人網(wǎng)絡(luò)登錄口令或設(shè)置開(kāi)機(jī)口令；一機(jī)多人操作時(shí)應(yīng)按單機(jī)版環(huán)境設(shè)置手工“上機(jī)操作登記簿”。    

       （6）系統(tǒng)管理、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗人員不得對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。嚴(yán)禁任何人對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行庫(kù)操作。    

       3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

       （1）制訂保證機(jī)房安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行的具體措施。定期進(jìn)行設(shè)備保養(yǎng)、維護(hù)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔。有條件的應(yīng)配置斷電保護(hù)、調(diào)節(jié)溫度、濕度的有關(guān)設(shè)施。杜絕無(wú)關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房。    

       （2）確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；建立日常、定期備份制度；對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，有條件的應(yīng)異地存放。    

       （3）對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行修改、升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要制定和履行審批程序；在軟件修改、升版和硬件更換過(guò)程中，要事先做好數(shù)據(jù)備份，實(shí)施過(guò)程由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。    

       （4）健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，包括按不同類(lèi)故障劃分的故障處理權(quán)限或報(bào)告程序，大故障應(yīng)采取的安全措施等。以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。    

       （5）健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。包括安裝自動(dòng)檢測(cè)病毒軟件和定期檢測(cè)病毒等手段。    

       4.建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

       （1）電算化會(huì)計(jì)檔案范圍：包括應(yīng)用的會(huì)計(jì)核算程序軟件（自行開(kāi)發(fā)的還應(yīng)包括軟件的全套文檔資料）；存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。其中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證，會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。    

       （2）電算化會(huì)計(jì)檔案管理。嚴(yán)格按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求實(shí)施電算化會(huì)計(jì)檔案管理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。按規(guī)定在財(cái)務(wù)部門(mén)保管會(huì)計(jì)檔案的人員不能兼任出納崗。    

       （3）電算化會(huì)計(jì)檔案保存。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案要做好防磁、防火、防潮、防塵、防壓、防水和防鼠工作，采取具體防范措施。重要的電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同地點(diǎn)。    

       采用磁性介質(zhì)保存電算化會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查、定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使電算化會(huì)計(jì)檔案丟失。    

       （4）電算化會(huì)計(jì)檔案保管期限。按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于停止使用或有重大更改的會(huì)計(jì)核算軟件程序，在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料打印齊全的前提下，保管期限應(yīng)截止于該軟件停止使用或有重大更改之后的5年，并將重大更改后的會(huì)計(jì)核算程序軟件作為電算化會(huì)計(jì)檔案資料在使用當(dāng)年歸檔。    

       二、計(jì)算機(jī)替代手工記賬工作的驗(yàn)收

       （一）單位自查、整改。單位應(yīng)用會(huì)計(jì)核算軟件記賬與手工記賬并行3個(gè)月（或跨年度4個(gè)月）以上，即可按本《指導(dǎo)意見(jiàn)》和《陜西省計(jì)算機(jī)替代手工記賬考核表》（后附）逐項(xiàng)自查。對(duì)未達(dá)要求的項(xiàng)目要制定具體措施，組織認(rèn)真整改。最后復(fù)查確認(rèn)合格后，方可進(jìn)行考核驗(yàn)收。    

       （二）考核驗(yàn)收。按照單位不同情況，采取以下驗(yàn)收方式組織驗(yàn)收：    

       1.有上級(jí)主管部門(mén)（或隸屬集團(tuán)公司）的單位，由其上級(jí)主管部門(mén)（或集團(tuán)公司）確定其驗(yàn)收方式，批準(zhǔn)甩手工賬的起始日期；無(wú)主管的單位由單位自行組織考核驗(yàn)收，并決定本單位甩手工賬的起始日期。    

       2.由驗(yàn)收單位按照《陜西省計(jì)算機(jī)替代手工記賬考核表》內(nèi)容進(jìn)行逐項(xiàng)驗(yàn)收，考核得分在85分（含85分）以上為驗(yàn)收合格。    

       3.單位在計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，特別要注意以下兩個(gè)方面的問(wèn)題： --是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性，包括備份管理、密碼管理、電算審查，防殺病毒等方面；二是嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電算化管理制度，并根據(jù)具體情況適時(shí)修訂完善制度。    

       三、備案和檢查采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬的單位，凡經(jīng)主管部門(mén)（或集團(tuán)公司）組織驗(yàn)收合格的，由主管部門(mén)（或集團(tuán)公司）報(bào)同級(jí)財(cái)政部門(mén)備案；單位自行驗(yàn)收合格的，由本單位直接報(bào)同級(jí)財(cái)政部門(mén)備案。通過(guò)驗(yàn)收的單位，應(yīng)隨時(shí)接受財(cái)政部門(mén)依法對(duì)單位會(huì)計(jì)電算化工作的檢查和指導(dǎo)。