20世紀90年代以來,在以互聯(lián)網為代表的信息技術革命和經濟全球化的推動下,企業(yè)置身于日新月異的市場競爭中,面臨著對產品和服務提出更高要求的顧客、日益激烈的競爭和變化的挑戰(zhàn)。計算機的處理速度、儲存能力等實現了質的飛躍,遠程通訊技術、互聯(lián)網絡技術迅猛發(fā)展,企業(yè)正邁入網絡經濟時代。
網絡經濟時代最大的特征是信息傳遞的迅速、及時和準確,企業(yè)會計報表的半年呈報或年度呈報已不能適應網絡時代的要求,實時聯(lián)機報告系統(tǒng)既是需要又成為可能。全球經濟環(huán)境下大規(guī)模的會計信息使用者投資策略呈現多樣化和個性化的趨勢,管理者、投資者以及相關利益集團希望可以隨時通過在線訪問獲取企業(yè)最新的、歷史的會計信息,以便作出正確的經營決策,減少風險。另外從會計信息呈報的內容方面看,投資者要求從看重財務信息擴展到財務信息與非財務信息并重,從著重呈報最終經營成果信息擴展到呈報企業(yè)的背景信息和前瞻性信息為主的信息,但目前的會計業(yè)務流程并不能滿足上述要求。因此,用信息技術徹底地重新設計會計業(yè)務流程,是滿足企業(yè)內外會計信息使用者的需求,提高企業(yè)核心競爭力的重要研究議題。
一、傳統(tǒng)的會計業(yè)務流程及其缺陷
傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)需經過一系列順序的循環(huán)活動,會計核算嚴格按照“填制
憑證一登記賬簿一編制報表”的順序,一層層地進行。這種會計流程雖然在內部牽制方面能發(fā)揮一定的作用,但是會延長時間,降低會計報告的及時性,且使得會計信息內容單一化。時下流行的電算化會計信息系統(tǒng)雖然替代了手工操作,但財務會計流程自動化僅僅是手工財會工作的翻版,并未改變傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)結構的本質。大部分電算化商品軟件一般將會計系統(tǒng)分解為原材料核算子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、銷售核算子系統(tǒng)、
固定資產核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、
賬務處理子系統(tǒng)、報表編制子系統(tǒng)等相對獨立的模塊,各模塊下再進行細分,形成一個名副其實的“金字塔”式結構。因此各核算子系統(tǒng)之間彼此分割,成為一個個獨立的信息孤島,會計數據傳輸往往是滯后的、零散的。這種財務會計流程并沒有改變傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)結構的本質,也沒有消除其缺陷。
1.難以滿足管理需要。財務部門只是記錄經濟業(yè)務的資金流信息,并不采集業(yè)務活動的全部數據,同一經濟業(yè)務的相關數據被分別保存在財會人員和非財會人員手中,財務人員手中只有描述業(yè)務事件的子集數據也這樣忽略了大量管理信息,導致會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數據有可能不一致或信息隔閡和信息重復。
2.無法滿足實時控制的需要。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)所反映的資金流信息往往滯后于物流信息,財務賬和財務報告不是當前時點的余額,以至于企業(yè)元法從效益角度上對經營生產活動進行實時控制。會計數據通常是在業(yè)務發(fā)生后采集,會計數據加工是將滯后采集的數掘進行排序、過賬、匯總、對賬等。財務報告不能直接利用,必須經過若干后臺加工才能提交到使用者手中。在經濟環(huán)境瞬息萬變的今日,信息的實時性決定了它的有效性和控制力度,會計信息的滯后性不能使管理者從會計信息系統(tǒng)中得到所需的信息,降低了會計信息的相關性,失去了其應有的價值。不管是手工的會計業(yè)務流程還是這種會計電算化方式的會計信息系統(tǒng),其實質仍然是事后算賬,并沒有充分發(fā)揮網絡的優(yōu)勢,無法支持事前支持、事中控制、事后分析。
二、將流程再造思路應用于會計信息系統(tǒng)
。ㄒ唬╆P于業(yè)務流程再造
“業(yè)務流程再造”(BPR)是美國的Michael Hammer于1990年提出的。它的內涵是指基于信息技術的、為更好地滿足顧客需要服務的、系統(tǒng)化的、企業(yè)組織工作流程及相關活動,它突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的思想體系,強調企業(yè)組織形式以“流程導向”替代原有的“職能導向”,為企業(yè)經營管理提出了全新的思路。福特公司北美財務部門通過BPR重建其付款程序,以減少間接費用和管理費用是最典型的例子。BPR的基本內容可概括為:以顧客需求和企業(yè)的戰(zhàn)略目標為驅動力,以企業(yè)的流程為對象,運用信息技術、人與組織管理,達到大幅度提高企業(yè)整體績效的目標。許多實際中成功的BPR已經表明信息技術使企業(yè)流程改造成為可能并非常有效,同時它又是流程改造的組成要素之一,從根本上改變了企業(yè)的經營管理活動方式。但BPR本身并不是一種形式,更不是一個算法或者公式,它所體現的更多的是一種觀念和思想,即從顧客需求出發(fā)、以企業(yè)的經營目標為核心,在動態(tài)的競爭環(huán)境中保持一種自我反省的頭腦,發(fā)現并解決存在的問題,讓流程的運轉能夠滿足顧客的期望和服務于企業(yè)的最大利益,使企業(yè)保持一種強有力的競爭地位。
。ǘ┗谑录寗拥臅嬓畔⑾到y(tǒng)流程再造對于會計業(yè)務流程來說,再造的目標是針對傳統(tǒng)會計流程中的不足與缺陷,大幅度提高會計信息的相關性、及時性,節(jié)約會計戚本。為此,仿造企業(yè)的其他業(yè)務流程再造,會計業(yè)務流程再造是以會計業(yè)務流程為對象,以會計信息使用者的信息需求為驅動力,采用決策模型、網絡數據庫技術和面向對象的計算機技術,由決策模型驅動,呈報標準的源數據信息,以達到上述再造的目標。和傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)賬表驅動所不同,新的會計流程應用流程再造的思想是:將實時信息處理嵌入業(yè)務處理過程中,企業(yè)在執(zhí)行業(yè)務活動的同時,將業(yè)務數據輸入管理信息系統(tǒng)中,通過業(yè)務規(guī)則和信息處理規(guī)則,生成集成信息,基于這種模式構建的會計信息系統(tǒng)稱為“事件驅動”的會計信息系統(tǒng)。事件驅動(Event Driven)是一種計算機術語,是指當某一特定事件要求代碼進入工作日才程序指令開始執(zhí)行。應用到會計上,對會計源數據信息不進行進一步的順序性加工處理,當決策者需要某項專用信息時,只要驅動相關專用信息代碼處理,隨時可以滿足要求。在事件驅動的方式下,可以把信息使用者所需要的信息按使用動機不同劃分為若干種事件,為每一種事件設計相應的“過程程序”模型,當決策者需要某種信息時,根據不同事件驅動相應“過程”處理程序,從而得到相應的信息。這種基于事件驅動的會計信息系統(tǒng)的特點:(1)實現了源數據倉庫的共享。系統(tǒng)結構將使物理上分散的企業(yè)的多個數據庫在邏輯上集中,支持不同層次、綜合性的信息需求。按業(yè)務事件規(guī)則對業(yè)務數據進行綜合采集和存儲后,可建立共享的綜合業(yè)務數據庫。經過標準編碼的源數據信息,可以滿足企業(yè)外部所有的信息使用者使用,使數據真正做到同出一源,實現共享。(2)業(yè)務流程、財務會計流程(信息流程)、管理流程之間能夠緊密合作,各部門信息孤島的不協(xié)調和低效狀態(tài)可以得到緩解。信息處理規(guī)則能夠打破職能壁壘,根據信息使用者的決策需求進行信息加工;會計也可以根據自己的規(guī)則進行信息加工,輸出財務會計報表。(3)實時財務報告,提取信息與企業(yè)處理信息同步。信息處理與業(yè)務活動的執(zhí)行過程是同步的,將各業(yè)務事件的會計控制規(guī)則嵌入,能夠實施會計的事中控制,系統(tǒng)能將違反規(guī)則的活動實時地向負責人發(fā)送異常情況報告,或者阻止舞弊活動的執(zhí)行,系統(tǒng)預防風險的能力將大大提高。
當人們發(fā)現互聯(lián)網已經成為生活的一部分時,傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)也不可逆轉地要受到其沖擊。企業(yè)只有主動認識并采取行動,如對會計傳統(tǒng)理念重新認識,對會計信息需求進一步研究,對會計業(yè)務流程進行重構,才能給會計創(chuàng)造無限的生機和活力。