為了加強出口貨物退（免）稅管理，保證出口退（免）稅資料的系統(tǒng)性、安全性和完整性，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》和《中華人民共和國檔案法》及出口退（免）稅有關(guān)規(guī)定，區(qū)局制定了《新疆維吾爾自治區(qū)國家稅務(wù)局出口貨物退（免）稅檔案管理試行辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，本辦法自2002年1月1日起執(zhí)行，對以前年度有關(guān)退稅檔案管理可比照本辦法執(zhí)行。各地在試行過程中，對存在問題請及時向區(qū)局反饋。

　　附件：新疆維吾爾自治區(qū)國家稅務(wù)局出口貨物退（免）稅檔案管理試行辦法

　　第一章 總　則

　　第一條 為了規(guī)范出口貨物退（免）稅檔案的管理，保證退稅資料的系統(tǒng)性、完整性和安全性，保障國家各項出口退稅政策準確無誤地貫徹落實，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)稅收法律法規(guī)，結(jié)合我區(qū)實際，制定本辦法（以下簡稱《辦法》）。

　　第二條 本《辦法》適用于全區(qū)各級國稅系統(tǒng)主管出口退稅的分局和部門有關(guān)出口退稅檔案的管理。

　　第三條 本《辦法》所稱檔案是指出口退稅部門辦理出口貨物退（免）稅業(yè)務(wù)中形成的，包括出口企業(yè)申報出口退稅的各類原始、自制單、證，有保存價值的各種文字和磁盤、光盤以及退稅機關(guān)內(nèi)部在辦理退稅過程中形成的各類退稅資料和向企業(yè)下達的各類文書、證明，可簡稱為出口退稅檔案。

　　第四條 出口退稅管理分局和各地國稅局主管退稅的部門應(yīng)指定專人或兼職人員負責出口退稅檔案的管理。

　　第五條 檔案管理人員的基本職責：

　　（一）認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)政策和法律法規(guī)，遵紀守法、保守秘密，確保檔案的安全與完整。

　　（二）監(jiān)督、指導(dǎo)本部門各類出口退稅檔案的形成、積累、整理、裝訂、歸檔等工作。

　　（三）嚴格執(zhí)行本“辦法”，逐步實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

　　（四）接受本級和上級國稅機關(guān)及檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 檔案的分類、形成和積累

　　第六條 出口退稅檔案應(yīng)按照本《辦法》的分類要求進行分類，由各崗位管理人員負責資料的分類、形成和積累。

　　第七條 按照出口退稅業(yè)務(wù)管理的范圍，可將出口退稅檔案分類為：A、B兩大類，即出口企業(yè)申請退稅的各類資料為A類；退稅機關(guān)內(nèi)部形成的和向企業(yè)下達的各類文書等退資料為B類；各類資料按照不同的內(nèi)容，再進行二級分類，用數(shù)碼表示，具體分類如下：

　?。ㄒ唬┏隹谄髽I(yè)申報退稅資料（A類）又分為：Al、出口退稅登記資料；A2、外貿(mào)企業(yè)申報退稅單證；A3、生產(chǎn)企業(yè)申報“免、抵、退”稅資料；A4、生產(chǎn)企業(yè)“先征后退”稅申報資料；A5、免稅卷煙出口核銷資料；A6、其他特殊規(guī)定的出口退稅資料。

　?。ǘ┩硕悪C關(guān)內(nèi)部形成的和向企業(yè)下達的各類文書等退稅資料（B類）又分為：B1、數(shù)據(jù)調(diào)整表；B2、人工挑過表；B3、退庫及返納稅款資料；B4、出口企業(yè)退（免）稅統(tǒng)計臺賬；B5、年度清算資料及清算通知書5B6、函調(diào)文書；研稽查案卷、專項調(diào)查文書及各類檢查通知書；B8、排查疑點臺賬；B9、生產(chǎn)企業(yè)“免、抵、退”稅審批通知書及審批臺賬3B10、為企業(yè)開據(jù)的各類證明；B11、其它資料。

　　第八條 出口退稅登記資料的形成和積累，由辦理出口退稅登記的管理人員負責。

　　出口退稅登記資料的形成包括申請辦理、變更、注銷、換證和年審，綜合管理人員應(yīng)根據(jù)已登記的有關(guān)手續(xù)，追加或調(diào)整企業(yè)代碼庫，然后在每月終了后，按下列順序分戶進行積累：（一）出口退稅登記表（留底表）；（二）國家授權(quán)部門批準的進出口經(jīng)營權(quán)批件（復(fù)印件）；（三）工商營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）；（四）稅務(wù)登記證（復(fù)印件）；（五）一般納稅人審批表（復(fù)印件）；（六）海關(guān)注冊登記證（復(fù)印件）；（七）企業(yè)退稅登記或變更申請書；（八）工商營業(yè)執(zhí)照與稅務(wù)登記證變更后的證件（復(fù)印件）；（九）注銷退稅登記的有關(guān)文件和決議（復(fù)印件）；（十）企業(yè)退稅登記年審表；（十一）銀行賬戶開設(shè)證明單；（十二）其它有關(guān)證件。

　　第九條 出口企業(yè)申報出口退稅資料的形成和積累由企業(yè)自行完成，退稅部門受理申報的管理人員負責監(jiān)督檢查，退稅資料的形成包括外貿(mào)企業(yè)和生產(chǎn)企業(yè)及特準企業(yè)。每次審核通過后，必須在各種原始單證上加蓋“已受理申報”等予以注銷字樣的印章 .正式受理后，要求企業(yè)按下列順序分戶積累并裝訂：（一）外貿(mào)企業(yè)為：1.出口貨物退稅單證匯總表；2.出口貨物進貨憑證申報明細表（增值稅）；3.出口貨物進貨憑證申報明細表（消費稅）；4.出口貨物退稅申報明細表；5.代理出口貨物證明；6.進料加工貿(mào)易申請表：7.稅收（出口產(chǎn)品專用）繳款書或出口貨物完稅分割單；8.增值稅專用發(fā)票（抵扣聯(lián)）或進貨結(jié)余分割單；9.出口收匯核銷單（出口退稅專用聯(lián)）；10.出口銷售發(fā)票（第四聯(lián)）；11.出口貨物報關(guān)單（出口退稅專用聯(lián)）；12.數(shù)據(jù)調(diào)整表和人工挑過表；13.其它有關(guān)證明。以上各申報明細表，適用于采用分散錄入和集中錄入兩種方式的申報。

　?。ǘ┳誀I或委托代理出口生產(chǎn)企業(yè)（含“免、抵、退”稅和“先征后退”稅管理辦法）為：1.《生產(chǎn)企業(yè)自營（委托）出口貨物免抵退稅申報表》或《生產(chǎn)企業(yè)出口貨物先征后退稅申報表》；2.出口貨物退稅單證匯總表；3.出口銷售明細賬匯總表；4.代理出口貨物證明；5.進料加工貿(mào)易申請表；6.出口收匯核銷單（出口退稅專用聯(lián)）；7.出口銷售發(fā)票（第四聯(lián)）；8.出口貨物報關(guān)單（出口退稅專用聯(lián)）；9.納稅申報表和專用繳款書復(fù)印件；10.出口貨物海關(guān)電子信息核對表；11.其他有關(guān)資料。

　　第十條 計劃內(nèi)免稅卷煙出口企業(yè)申報資料的形成和積累，由退稅部門辦理核銷的管理人員負責。日常工作中對形成的資料及時進行收集，對已核銷的原始單證，必須按要求加蓋“已受理核銷‘’予以注銷字樣的印章 ，年度末按下列順序分戶積累：（一）國家下達的免稅出口卷煙計劃通知書；（二）企業(yè)申請免稅購進卷煙計劃；（三）準予免稅購進卷煙證明；（四）已免稅證明；（五）出口銷售明細賬匯總表；（六）出口收匯核銷單（出口退稅專用聯(lián)）；（七）出口銷售發(fā)票（第四聯(lián)）；（八）出口貨物報關(guān)單（出口退稅專用聯(lián)）；（九）出口卷煙海關(guān)電子信息核對表；（十）其他有關(guān)證明。

　　第十一條 享受國家特種出口貨物的退稅資料的形成和積累，應(yīng)按特殊規(guī)定提供資料的內(nèi)容，由企業(yè)自行完成，退稅部門的受理申報管理人員對其進行監(jiān)督檢查，受理后的其他工作按照本“辦法”第九條 有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十二條 退稅機關(guān)內(nèi)部各月形成的各類退稅檔案資料，應(yīng)當分年分類按下列順序積累：

　　（一）退庫資料：1.收入退還書（銀行回執(zhí)聯(lián)和存根聯(lián)）退稅匯總表；2.計算機審核出口退稅審批表；3.審核結(jié)果綜合信息；4.生產(chǎn)企業(yè)“免、抵、退”稅審批通知單；5.補退遺留稅款通知單；6.返納稅款專用繳款書（銀行回執(zhí)聯(lián)）；7.生產(chǎn)企業(yè)“免、抵”稅調(diào)庫通知書；8.其他有關(guān)資料。

　?。ǘ┏隹谕硕惽逅阗Y料：1.清算結(jié)果通知書；2.清算報告；3.清算檢查表；4.審核結(jié)果綜合信息；5.審核疑點表；6.增值稅進貨憑證歷史庫；7.退稅申報明細歷史庫；8.企業(yè)自查清算表。

　?。ㄈ┏隹谕硕悓ｍ棛z查和來信來訪及案件調(diào)查資料，應(yīng)按照具體調(diào)查程序和相關(guān)取證內(nèi)容，分戶或分類進行歸集、整理。

　　第十三條 向企業(yè)和有關(guān)部門下達的各類證明資料留存聯(lián)的形成和積累應(yīng)由填寫人負責，并在年度終了后按類別分年度進行積累，每張單證必須注明退稅機關(guān)留存聯(lián)，以便檢查核對。各類單、證資料存根聯(lián)包括：（一）生產(chǎn)企業(yè)和外貿(mào)企業(yè)《進料加工貿(mào)易申請表》及《來料加工免稅證明》存根聯(lián)；（二）《委托代理出口貨物證明》存根聯(lián)；（三）《生產(chǎn)企業(yè)“免、抵、退”稅審批通知書》和《生產(chǎn)企業(yè)“先征后退”稅審批通知書》存根聯(lián)；（四）各類發(fā)函存根聯(lián)和回函原件；（五）其它有關(guān)證明（除了上述未列明之外）的存根聯(lián)。

　　第三章 檔案的整理和歸檔

　　第十四條 出口退稅檔案的整理及歸檔工作，由各級退稅部門各職能科室或各崗位管理人員負責。

　　第十五條 對各自在工作中形成、積累的資料，應(yīng)按本《辦法》第二章 所規(guī)定的順序編制頁碼，并在每卷扉頁填《卷內(nèi)文件目錄》（見附件一），填明各類資料的序號、名稱及所在頁碼等內(nèi)容。

　　第十六條 卷內(nèi)全部資料按規(guī)定要求整理完畢后，應(yīng)在各月審核通過后或次年清算期結(jié)束后即6月30日前裝訂成冊組卷歸檔。根據(jù)科學(xué)調(diào)用、查找方便的原則，論按下列要求進行組卷歸檔：（一）按年分戶組卷合并歸檔的資料為：1.本“辦法”A類資料中出口企業(yè)申報的出口退稅登記證和申請出口退稅的資料；2.本“辦法”B類資料中出口退稅清算資料和對出口企業(yè)專項調(diào)查、取證案件資料；（二）按年分類組卷分別歸檔的資料為：除上述第（一）條 以外的其它B類資料。

　　第十七條 組卷后的資料應(yīng)加訂《出口貨物退（免）稅案卷》（見附件二）字樣的牛皮紙質(zhì)封皮，封面內(nèi)容應(yīng)填寫案卷分類編碼及有關(guān)內(nèi)容，具體裝訂要求如下：（一）每卷資料原則上在100張左右；（二）裝訂前，應(yīng)按本“辦法”要求，認真檢查卷內(nèi)資料的整理情況；（三）資料應(yīng)一律采用線繩裝訂，并去除資料中金屬裝訂物；（四）案卷裝訂后應(yīng)填寫案卷封面及案卷側(cè)面。

　　第十八條 移交檔案室的資料必須齊全、完整，案卷封面按規(guī)定用碳素筆逐項填寫清楚，要求字跡清晰、書寫工整。對破損的資料應(yīng)按要求進行裱糊，字跡擴散的應(yīng)當復(fù)印件與原件一并立卷歸檔。

　　第十九條 退稅部門各職能科室或各崗位管理人員，將業(yè)務(wù)資料裝訂后，應(yīng)及時向分局或局檔案室移交，移交的時間應(yīng)根據(jù)不同類別確定具體如下：

　?。ㄒ唬┢髽I(yè)申報的A2一A6類的出口退稅資料，在每月或每次審核通過后移交；A1類資料在每年出口退稅登記證年審工作結(jié)束后移交。

　?。ǘ┩硕悪C關(guān)內(nèi)部形成的和向企業(yè)下達的各類退稅業(yè)務(wù)資料即：B類資料，在每年出口退稅清算工作結(jié)束后，按年分類裝訂后移交。

　　檔案管理人員對移交的檔案資料應(yīng)進行嚴格驗收，發(fā)現(xiàn)有不符合要求的，應(yīng)及時設(shè)置出口退稅檔案室。

　　第二十二條 各單位應(yīng)指定專職或兼職檔案資料管理人員（以下簡稱“檔案員”），負責出退稅檔案的保管、借閱和銷毀，“檔案員”崗位的確定，一般應(yīng)設(shè)在分局出口退稅的綜合管理部門。

　　第二十三條 “檔案員”對已建立的檔案，應(yīng)本著存放安全、查找方便的原則，按歸檔號的分類順序，依次排列在檔案柜中。

　　“檔案員”應(yīng)主動做好檔案資料室的防火、防水、防盜、防腐、防蟲等工作。同時應(yīng)負責編制《出口退稅案卷總目錄》（見附件四），存入案卷首位。

　　第二十四條 退稅部門管理人員因工作需要，可以借閱檔案，但不得私自撤換和涂改，其他人員一律不準借閱。如有特殊情況，由借閱單位提出申請，經(jīng)退稅機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。檔案室應(yīng)建立《出口退稅檔案資料借閱登記簿》（見附件五），由“檔案員”做好嚴格的借調(diào)記錄。

　　第二十五條 出口退稅檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，企業(yè)申報退稅原始單證、退庫原始票證（或復(fù)印件）、專案調(diào)查、取證案卷、函調(diào)文書為永久性保存；其他檔案資料由各地根據(jù)實際情況自行確定保存期限。長期應(yīng)為16-50年，短期應(yīng)為15年以下。

　　第二十六條 保管期滿的檔案，“檔案員”應(yīng)當填寫一式兩聯(lián)的《出口貨物退（免）稅檔案銷毀清冊》（見附件六），并將銷毀情況書面上報上級稅務(wù)機關(guān)，經(jīng)局長批準后方可銷毀。

　　具體銷毀時，要由上一級國稅機關(guān)監(jiān)督執(zhí)行，要由監(jiān)銷人，銷毀人在《出口退稅檔案資料銷毀清冊》上簽字。

　　第五章 附　則

　　第二十七條 本“辦法”由自治區(qū)國家稅務(wù)局負責解釋。

　　第二十八條 本“辦法”自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　附件：一、卷內(nèi)文件目錄（略）

　　　　　二、出口貨物退（免）稅案卷（略）

　　　　　三、出口貨物退（免）稅檔案移交清單（略）

　　　　　四、出口貨物退（免）稅案卷總目錄（略）

　　　　　五、出口貨物退（免）稅檔案借閱登記表（略）

　　　　　六、出口貨物退（免）稅檔案銷毀清冊（略）