各市、縣（市、區(qū)）地方稅務(wù)局（不發(fā)寧波），局內(nèi)各單位：

　　現(xiàn)將《浙江省地稅稽查系統(tǒng)檔案管理辦法》下發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。執(zhí)行中如遇問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)上報(bào)省局（稽查局）。

　　浙江省地稅稽查系統(tǒng)檔案管理辦法

　　第一章　　總　則

　　第一條　　為加強(qiáng)我省地稅稽查系統(tǒng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)地稅稽查檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，提高稽查檔案管理工作水平，更好地為地稅工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)稅收征收管理法》及其實(shí)施細(xì)則、《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)檔案管理辦法》、《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）》和《稅務(wù)稽查工作規(guī)程》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條　　本辦法所稱的檔案，是指各級(jí)地稅機(jī)關(guān)和稽查局在稅務(wù)稽查工作活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種類型的資料和歷史記錄。

　　第三條　　為了確保地稅稽查工作檔案資料的齊全完整，便于保管和利用，各級(jí)地稅局稽查局應(yīng)設(shè)立檔案室。各級(jí)地稅機(jī)關(guān)在日常工作活動(dòng)中形成的稽查工作檔案，均應(yīng)集中到檔案室統(tǒng)一保管，不得分散保存。

　　第四條　　檔案室由稽查局的綜合部門管理，在業(yè)務(wù)上接受本級(jí)地稅局檔案管理部門、上級(jí)地稅稽查部門和地方同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和監(jiān)督，并負(fù)責(zé)對(duì)本稽查局各部門和下級(jí)稽查部門檔案工作業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　第五條　　稽查工作檔案必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策與法規(guī)。檔案工作主要內(nèi)容有：檔案的收集、整理、裝訂、歸檔和錄入、庫(kù)房管理、保管期限的確定、查詢借閱服務(wù)、文獻(xiàn)編研、檔案統(tǒng)計(jì)分析、檔案的移交和銷毀。

　　第六條　　檔案室要配備必要的專、兼職檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理人員要遵紀(jì)守法，保守檔案秘密，熱愛(ài)檔案工作，精通檔案業(yè)務(wù)，熟悉地稅稽查工作。

　　第二章　　文件材料的分類整理和歸檔

　　第七條　　稽查工作檔案按內(nèi)容可分為文書檔案、稽查案件檔案（包括地稅局案審委審理案件的檔案）、會(huì)計(jì)檔案和科技檔案。

　　文書檔案是指稽查局在履行稽查工作的黨群管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理等管理職能中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料，主要有公文（包括收文和發(fā)文）、內(nèi)部文件（包括請(qǐng)示、批復(fù)和報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、大事記、調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)分析材料、選案辦下達(dá)的檢查對(duì)象清單）、會(huì)議材料（包括會(huì)議通知、講話和發(fā)言、討論材料、交流材料、參閱材料、會(huì)議記錄和紀(jì)要、錄音錄像和照片、視頻會(huì)議的電子數(shù)據(jù)）、受理、處理各種形式的涉稅違法舉報(bào)案件過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料，包括各類型的舉報(bào)案源詳細(xì)記載、來(lái)往文書、稽查信息簡(jiǎn)報(bào)等。

　　稽查案件檔案是指稽查局在履行實(shí)施對(duì)納稅人、扣繳義務(wù)人案件檢查、案件審理、案件執(zhí)行，案件復(fù)查等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料。

　　會(huì)計(jì)檔案是指稽查局在稽查經(jīng)費(fèi)管理工作中產(chǎn)生的資金往來(lái)、財(cái)務(wù)收支所形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證和其他等會(huì)計(jì)核算材料。

　　科技檔案是指稽查局在進(jìn)行基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置和使用維修管理工作中形成的具有保存價(jià)值的材料。

　　第八條　　稽查工作檔案按載體形式分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、錄音錄像和照片檔案、實(shí)物檔案。

　　第九條　　地稅稽查各經(jīng)辦人員應(yīng)按各自的崗位職責(zé)，將已辦理完畢的、列入歸檔范圍的或具有保存價(jià)值的文件資料等有關(guān)材料及時(shí)、主動(dòng)收集、整理、保管，并按業(yè)務(wù)流程進(jìn)行傳遞移交，再由稽查局各科、室的兼職檔案人員移交檔案室?；榘讣n案文件材料由選案、檢查、審理和執(zhí)行各環(huán)節(jié)在本環(huán)節(jié)工作完畢后，及時(shí)分戶歸集、整理本環(huán)節(jié)形成的案卷資料，移交案審科，并辦理移交手續(xù)。案件終結(jié)后30日內(nèi)由案審科移交檔案室。

　　第十條　　移交地稅局案審委審理的案件應(yīng)包括案審委審理后的會(huì)議紀(jì)要等有關(guān)文書，也由稽查局案審科歸集后移交檔案室。

　　第十一條　紙質(zhì)文件與電子文件“雙軌”運(yùn)行的，在對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，將電子文件歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且檔號(hào)標(biāo)引一致。

　　只運(yùn)行電子文件的，必須將電子文件歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且將其中需要永久和長(zhǎng)期保管的電子文件的正本制成紙質(zhì)文件，檔號(hào)也要標(biāo)引一致。

　　第十二條　文書檔案的整理按照《全省地稅機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法》（浙地稅辦函[2001]17號(hào)）執(zhí)行。

　　第十三條　稽查案件檔案分簡(jiǎn)易程序檔案和一般程序（包括聽(tīng)證程序）檔案。（具體整理辦法見(jiàn)附件1）稽查案件檔案一律采取分環(huán)節(jié)整理，由各經(jīng)辦人按作業(yè)流程歸集、傳遞、整理后裝訂成案卷。

　　第十四條　會(huì)計(jì)檔案的整理按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。

　　第十五條　歸檔的特種載體檔案材料應(yīng)當(dāng)單獨(dú)存放卷盒、像冊(cè)中，歸入相對(duì)應(yīng)的檔案類別或案卷中，并用文字標(biāo)出攝像或者錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者?；n案按工程項(xiàng)目整理保管單位。設(shè)備檔案按設(shè)備單體整理保管單位。

　　第三章　　檔案的保管和利用

　　第十六條　　檔案室應(yīng)當(dāng)將接收進(jìn)來(lái)的檔案按照不同門類、載體和不同保管期限分別排列。檔案的排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致。文書檔案類歸檔文件的具體排列方法是：按年度——保管期限進(jìn)行排列。稽查案件檔案按辦理結(jié)束時(shí)間——保管期限進(jìn)行排列。

　　第十七條　　為確保地稅稽查檔案的安全，檔案室要配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，采取防火、防盜、防塵、防蛀、防潮、防鼠等措施，確保檔案的完整與安全。

　　第十八條　　檔案室應(yīng)建立健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、銷毀等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；建立全宗卷，以積累立卷說(shuō)明、分類方案、交接憑證、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等。

　　第十九條　　檔案室應(yīng)專人保管庫(kù)房和檔案柜鑰匙。負(fù)責(zé)保管檔案的工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)在離職前將本人保管的檔案數(shù)量和狀況向按收人員清點(diǎn)交待清楚，按有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　第二十條　　稽查工作檔案中的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的借閱按照相關(guān)檔案管理辦法執(zhí)行。其中：稽查案件檔案的借閱必須遵循以下要求：

　　1、稽查局內(nèi)部工作人員因工作需要需查閱、借閱有關(guān)稽查案卷的，向本部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)、說(shuō)明理由和用途，并填寫申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后予以調(diào)閱。查閱、借閱一般涉稅案件案卷的，要經(jīng)綜合科長(zhǎng)同意。查閱、借閱重大、特大涉稅案件案卷、舉報(bào)材料、會(huì)計(jì)檔案必須經(jīng)稽查局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、借閱、抄錄、復(fù)制的案卷資料只能用于地稅稽查或管理，不得用于其他用途。

　　2、地稅機(jī)關(guān)有關(guān)部門因工作需要需查閱、借閱、抄錄、復(fù)制稽查案卷資料的，須經(jīng)地稅局分管稽查的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。

　　3、公安、法院、檢察以及紀(jì)律檢查部門等外單位因工作需要需查閱、借閱、抄錄、復(fù)制案卷資料的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)地稅局分管稽查的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按法定程序進(jìn)行。稽查案卷一律不得外借。

　　4、借閱人要愛(ài)護(hù)案卷，注意保密，不得遺失污損，嚴(yán)禁擅自在案卷材料上批注、涂改、拆散、抽取，歸還時(shí)還應(yīng)做到清點(diǎn)和注銷手續(xù)。

　　第四章　　檔案的鑒定和銷毀

　　第二十一條　　各級(jí)地稅稽查機(jī)關(guān)應(yīng)制訂《文件材料的歸檔范圍及檔案保管期限表》。檔案保管期限的劃分總的原則是：凡是反映稽查局主要職能活動(dòng)和記錄歷史變化過(guò)程的文件材料應(yīng)永久保管；凡是反映稽查局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)稽查工作有查考利用價(jià)值的文件材料，應(yīng)長(zhǎng)期保管；凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)稽查局有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。具體可參照《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》規(guī)定。各稽查局應(yīng)成立檔案鑒定小組，對(duì)室藏檔案進(jìn)行定時(shí)和不定時(shí)的價(jià)值鑒定。

　　稽查案件檔案保管期限為：

　　1、凡定性為偷稅、逃避追繳欠稅、騙稅、抗稅，偽造、倒賣、非法代開(kāi)發(fā)票，私自制作、偽造發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票防偽專用品等并進(jìn)行稅務(wù)行政處罰的案件，其檔案保管期限為永久；

　　2、一般稅務(wù)行政處罰的案件，其檔案保管期限為15年；

　　3、只補(bǔ)稅未進(jìn)行稅務(wù)行政處罰的案件，保管期限為10年。

　　第二十二條　　對(duì)已超過(guò)規(guī)定保管期限的檔案，由檔案管理人員提出意見(jiàn)，經(jīng)鑒定小組鑒定后，填報(bào)“檔案銷毀清冊(cè)”和出具檔案價(jià)值鑒定報(bào)告，由稽查局領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)地稅局檔案管理部門和地稅局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。同時(shí)將情況報(bào)地稅局檔案管理部門和上級(jí)地稅稽查部門備案。嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。

　　第二十三條　　銷毀檔案必須有兩人以上在場(chǎng)，并在銷毀清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)歸檔存查。

　　第五章　　附　則

　　第二十四條　　本辦法僅限于全省各級(jí)地稅局稽查局的檔案管理工作。各地對(duì)稽查工作檔案管理的各項(xiàng)達(dá)標(biāo)工作要及時(shí)向省局稽查局報(bào)告。

　　第二十五條　　本辦法自二○○六年一月一日起實(shí)行。原《浙江省地方稅務(wù)局稽查系統(tǒng)檔案管理（試行）辦法》（浙地稅稽總［1998］17號(hào)文）予以廢止。

　　附件1  浙江省地稅機(jī)關(guān)稽查案件檔案整理規(guī)則

　　1、稽查案件檔案文件材料歸檔范圍：

　　凡是記錄和反映稅務(wù)稽查案件的選案、稽查、審理、執(zhí)行、復(fù)查等全過(guò)程的各種文件材料均屬歸檔范圍。稽查案件分簡(jiǎn)易程序和一般程序。

　　1.1屬于一般程序稽查案件檔案歸檔范圍的主要文件材料及排列順序：

　　（1）稅務(wù)處理決定書，稅務(wù)行政處罰決定書及送達(dá)回證；

　?。?）案源傳遞單；

　?。?）涉稅案件移送審查通知書及移送意見(jiàn)書；

　?。?）稅務(wù)稽查任務(wù)通知書；

　?。?）稅務(wù)檢查通知書及送達(dá)回證；

　?。?）調(diào)取賬簿資料通知書及清單；

　?。?）稅務(wù)檢查人員下戶檢查批準(zhǔn)書；

　　（8）立案審批表；

　?。?）詢問(wèn)通知書及詢問(wèn)（調(diào)查）筆錄；

　?。?0）證人證言；

　?。?1）檢查納稅人、扣繳義務(wù)人存款賬戶、儲(chǔ)蓄帳戶許可證明；

　　（12）協(xié)查函及協(xié)查回函；

　　（13）稅務(wù)稽查底稿；

　?。?4）稅務(wù)稽查簽證表；

　?。?5）證件復(fù)制（提取）單及證據(jù)材料復(fù)印件，財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、納稅申報(bào)表復(fù)印件等；

　?。?6）稅款（基金、費(fèi)）計(jì)算表；

　?。?7）滯納金計(jì)算表；

　?。?8）檢查目錄表；

　?。?9）案件終結(jié)延期報(bào)告單；

　?。?0）稅務(wù)稽查報(bào)告；

　?。?1）稅務(wù)案件審理提請(qǐng)書；

　?。?2）重大稅務(wù)案件審理案卷交接單；

　?。?3）稅務(wù)稽查審理報(bào)告及審理委員會(huì)審理紀(jì)要；

　?。?4）補(bǔ)充調(diào)查有關(guān)文書材料；

　?。?5）稅務(wù)行政處罰事項(xiàng)告知書及送達(dá)回證；

　?。?6）聽(tīng)證有關(guān)材料；

　　（27）催繳稅款通知書；

　　（28）采取稅收保全、稅收強(qiáng)制執(zhí)行措施審批表；

　?。?9）稅收保全、稅收強(qiáng)制執(zhí)行措施有關(guān)文件材料；

　　（30）執(zhí)行報(bào)告；

　　（31）稅收繳款書復(fù)印件；

　　（32）其他文件資料。

　　1.2屬于簡(jiǎn)易程序稽查案件檔案歸檔范圍的主要文件材料：

　　（1）稅務(wù)處理決定書，稅務(wù)行政處罰決定書（簡(jiǎn)易）；

　　（2）稅務(wù)行政處罰事項(xiàng)告知書（簡(jiǎn)易）；

　?。?）陳述申辨筆錄（簡(jiǎn)易）；

　?。?）罰款收繳憑證存根；

　?。?）其他文件資料。

　　2、稽查案件檔案文件材料的歸檔要求：

　　2.1　　以照相、影印或復(fù)印等方式調(diào)查取證必須附報(bào)的證據(jù)材料，必須注明原件的保存單位（個(gè)人）和出處。調(diào)取的證據(jù)資料由原件單位（個(gè)人）在核對(duì)后，簽署核對(duì)意見(jiàn)，簽名、蓋章或押印。一份證據(jù)超過(guò)一頁(yè)的，應(yīng)加蓋騎縫章。

　　2.2　　歸檔文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確，反映稽查工作活動(dòng)的客觀情況。

　　2.3　　歸檔文件材料必須齊全、完整，記錄稽查活動(dòng)的全面過(guò)程。卷內(nèi)不得有傳真件、復(fù)寫件、舉報(bào)材料、圓珠筆書寫件和鉛筆書寫件。

　　2.4　　紙質(zhì)文件材料須采用A4標(biāo)準(zhǔn)無(wú)酸紙制作。

　　3、稽查案件檔案的整理：

　　3.1　分類

　　稽查案件檔案分為簡(jiǎn)易程序處罰案件檔案、一般程序（包括聽(tīng)證程序）處罰案件檔案兩大類。

　　3.2　組卷

　　簡(jiǎn)易程序案件檔案每五十個(gè)案件的責(zé)令改正（更正）通知書、處罰決定書等組成一個(gè)案卷。

　　一般程序（包括聽(tīng)證程序）案件檔案按“一案一卷”的原則組卷，同一案件文件材料數(shù)量過(guò)多時(shí)，可適當(dāng)調(diào)整成若干分卷。

　　3.3卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫

　　卷內(nèi)文件有圖文的頁(yè)面均應(yīng)編寫頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懳募谟疑辖牵浑p面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)編寫，如“032”。

　　3.4卷內(nèi)目錄的編制

　　卷內(nèi)目錄包括以下內(nèi)容：

　　順序號(hào)：卷內(nèi)文件的排列序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件只標(biāo)注一個(gè)順序號(hào)。

　　文號(hào)：文件編號(hào)。文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。

　　示例：“浙地稅發(fā)〔2005〕56號(hào)”

　　責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文填寫。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，第一順序選擇立檔單位責(zé)任者；立檔單位不是責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者填寫。責(zé)任者用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　示例：“浙江省地稅局稽查局”。

　　題名：文件的標(biāo)題。文件沒(méi)有題名時(shí)，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[　　]”號(hào)。

　　示例：[關(guān)于XX案件的協(xié)查函]

　　日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。

　　示例：2005年2月8日填寫為“20050208”。

　　頁(yè)號(hào)：每份文件首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。如“025-029”。

　　備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明之用。

　　3.5　案卷封面編制

　　封面填寫主要包括以下內(nèi)容：（示例見(jiàn)附件2）

　　檔案全宗名稱：即立檔單位名稱，用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　檔案類別：稽查案件檔案。

　　案件名稱：簡(jiǎn)要寫明違法主體和違法行為。

　　處理結(jié)果：稅務(wù)處理決定書中確認(rèn)的處理內(nèi)容，或者復(fù)議決定確認(rèn)的處理內(nèi)容，或者訴訟確認(rèn)的處罰內(nèi)容。

　　示例：“1、補(bǔ)稅（基金、費(fèi)）XXX元；2、罰款XXX元?！?/p>

　　檢查所屬時(shí)段：對(duì)檢查對(duì)象某一時(shí)段的納稅情況進(jìn)行檢查。

　　示例：“2002年1月至2004年12月”

　　檢查時(shí)間：實(shí)施檢查的起訖時(shí)間

　　示例：“2005年3月7日至2005年3月28日”

　　保管期限：根據(jù)檔案保管期限表劃定的保管期限。

　　卷內(nèi)文件數(shù)量：本案件共有的案卷數(shù)量及各卷內(nèi)的文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)。

　　示例：“本案共15卷，本卷為第8卷13件167頁(yè)”

　　歸檔號(hào)：案件檔案的歸檔順序號(hào)。

　　3.6卷內(nèi)備考表的編制

　　卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括：

　　本卷情況說(shuō)明：說(shuō)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，組卷情況。

　　立卷人：由責(zé)任立卷者簽署。

　　檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽署。

　　立卷時(shí)間：完成案卷立卷的日期。

　　3.7案卷的排列

　　按照年度——保管期限——結(jié)案時(shí)間的順序排列。

　　3.8案卷目錄的編制

　　案卷目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、案件名稱、起訖日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等項(xiàng)目。（示例見(jiàn)附件3）

　　4、案卷格式

　　4.1　案卷封面采用硬封面和軟封面兩種形式。采用軟封面的，逐卷裝訂后，裝入檔案盒。

　　4.2　硬封面的規(guī)格

　　封面尺寸規(guī)格采用300mm×220　mm（長(zhǎng)×寬）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。封面和封底翻口處要另有25mm的折疊保護(hù)紙舌，卷脊左右兩側(cè)各留20　mm寬的裝訂紙舌。

　　4.3軟封面的規(guī)格

　　軟封面的規(guī)格為封底封面尺寸相同。封面內(nèi)頁(yè)可打印或印制案卷卷內(nèi)目錄，封底內(nèi)頁(yè)可印制案卷備考表。

　　4.4案卷裝訂

　　案卷裝訂采用三孔一線的裝訂方式，并由立卷人在裝訂線結(jié)扎處貼封條后加蓋騎縫章，以示負(fù)責(zé)。

　　5、檔號(hào)編制

　　檔號(hào)由全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（或類別號(hào)）、案卷號(hào)、件、頁(yè)（張）號(hào)組成。檔號(hào)可采用以下兩種結(jié)構(gòu)中的一種：

　　全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)

　　示例：“J035-005-016-025”

　　全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)

　　示例：“J036-1.3-021-126”

　　全宗號(hào)：檔案館（室）給定每一個(gè)全宗的代碼。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一全宗的進(jìn)館順序號(hào)。

　　示例：“J036”。

　　案卷目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

　　類別號(hào)：館（室）藏檔案類別的代碼。是由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位之間可用間隔符“?！狈珠_(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)。

　　示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。

　　案卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)。案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。若設(shè)分卷的案卷，則在案卷號(hào)后用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，并加“（　）”。

　　示例：“J063-016-123（1）”。

　　硬封面卷脊填寫全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（類別號(hào)）、年度、案卷號(hào)。

各市、縣（市、區(qū)）地方稅務(wù)局（不發(fā)寧波），局內(nèi)各單位：

　　現(xiàn)將《浙江省地稅稽查系統(tǒng)檔案管理辦法》下發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。執(zhí)行中如遇問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)上報(bào)省局（稽查局）。

　　浙江省地稅稽查系統(tǒng)檔案管理辦法

　　第一章　　總　　　　則

　　第一條　　為加強(qiáng)我省地稅稽查系統(tǒng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)地稅稽查檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，提高稽查檔案管理工作水平，更好地為地稅工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)稅收征收管理法》及其實(shí)施細(xì)則、《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)檔案管理辦法》、《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）》和《稅務(wù)稽查工作規(guī)程》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條　　本辦法所稱的檔案，是指各級(jí)地稅機(jī)關(guān)和稽查局在稅務(wù)稽查工作活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種類型的資料和歷史記錄。

　　第三條　　為了確保地稅稽查工作檔案資料的齊全完整，便于保管和利用，各級(jí)地稅局稽查局應(yīng)設(shè)立檔案室。各級(jí)地稅機(jī)關(guān)在日常工作活動(dòng)中形成的稽查工作檔案，均應(yīng)集中到檔案室統(tǒng)一保管，不得分散保存。

　　第四條　　檔案室由稽查局的綜合部門管理，在業(yè)務(wù)上接受本級(jí)地稅局檔案管理部門、上級(jí)地稅稽查部門和地方同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和監(jiān)督，并負(fù)責(zé)對(duì)本稽查局各部門和下級(jí)稽查部門檔案工作業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　第五條　　稽查工作檔案必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策與法規(guī)。檔案工作主要內(nèi)容有：檔案的收集、整理、裝訂、歸檔和錄入、庫(kù)房管理、保管期限的確定、查詢借閱服務(wù)、文獻(xiàn)編研、檔案統(tǒng)計(jì)分析、檔案的移交和銷毀。

　　第六條　　檔案室要配備必要的專、兼職檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理人員要遵紀(jì)守法，保守檔案秘密，熱愛(ài)檔案工作，精通檔案業(yè)務(wù)，熟悉地稅稽查工作。

　　第二章　　文件材料的分類整理和歸檔

　　第七條　　稽查工作檔案按內(nèi)容可分為文書檔案、稽查案件檔案（包括地稅局案審委審理案件的檔案）、會(huì)計(jì)檔案和科技檔案。

　　文書檔案是指稽查局在履行稽查工作的黨群管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理等管理職能中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料，主要有公文（包括收文和發(fā)文）、內(nèi)部文件（包括請(qǐng)示、批復(fù)和報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、大事記、調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)分析材料、選案辦下達(dá)的檢查對(duì)象清單）、會(huì)議材料（包括會(huì)議通知、講話和發(fā)言、討論材料、交流材料、參閱材料、會(huì)議記錄和紀(jì)要、錄音錄像和照片、視頻會(huì)議的電子數(shù)據(jù)）、受理、處理各種形式的涉稅違法舉報(bào)案件過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料，包括各類型的舉報(bào)案源詳細(xì)記載、來(lái)往文書、稽查信息簡(jiǎn)報(bào)等。

　　稽查案件檔案是指稽查局在履行實(shí)施對(duì)納稅人、扣繳義務(wù)人案件檢查、案件審理、案件執(zhí)行，案件復(fù)查等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料。

　　會(huì)計(jì)檔案是指稽查局在稽查經(jīng)費(fèi)管理工作中產(chǎn)生的資金往來(lái)、財(cái)務(wù)收支所形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證和其他等會(huì)計(jì)核算材料。

　　科技檔案是指稽查局在進(jìn)行基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置和使用維修管理工作中形成的具有保存價(jià)值的材料。

　　第八條　　稽查工作檔案按載體形式分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、錄音錄像和照片檔案、實(shí)物檔案。

　　第九條　　地稅稽查各經(jīng)辦人員應(yīng)按各自的崗位職責(zé)，將已辦理完畢的、列入歸檔范圍的或具有保存價(jià)值的文件資料等有關(guān)材料及時(shí)、主動(dòng)收集、整理、保管，并按業(yè)務(wù)流程進(jìn)行傳遞移交，再由稽查局各科、室的兼職檔案人員移交檔案室?；榘讣n案文件材料由選案、檢查、審理和執(zhí)行各環(huán)節(jié)在本環(huán)節(jié)工作完畢后，及時(shí)分戶歸集、整理本環(huán)節(jié)形成的案卷資料，移交案審科，并辦理移交手續(xù)。案件終結(jié)后30日內(nèi)由案審科移交檔案室。

　　第十條　　移交地稅局案審委審理的案件應(yīng)包括案審委審理后的會(huì)議紀(jì)要等有關(guān)文書，也由稽查局案審科歸集后移交檔案室。

　　第十一條　紙質(zhì)文件與電子文件“雙軌”運(yùn)行的，在對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，將電子文件歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且檔號(hào)標(biāo)引一致。

　　只運(yùn)行電子文件的，必須將電子文件歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且將其中需要永久和長(zhǎng)期保管的電子文件的正本制成紙質(zhì)文件，檔號(hào)也要標(biāo)引一致。

　　第十二條　文書檔案的整理按照《全省地稅機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法》（浙地稅辦函[2001]17號(hào)）執(zhí)行。

　　第十三條　稽查案件檔案分簡(jiǎn)易程序檔案和一般程序（包括聽(tīng)證程序）檔案。（具體整理辦法見(jiàn)附件1）稽查案件檔案一律采取分環(huán)節(jié)整理，由各經(jīng)辦人按作業(yè)流程歸集、傳遞、整理后裝訂成案卷。

　　第十四條　會(huì)計(jì)檔案的整理按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。

　　第十五條　歸檔的特種載體檔案材料應(yīng)當(dāng)單獨(dú)存放卷盒、像冊(cè)中，歸入相對(duì)應(yīng)的檔案類別或案卷中，并用文字標(biāo)出攝像或者錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。基建檔案按工程項(xiàng)目整理保管單位。設(shè)備檔案按設(shè)備單體整理保管單位。

　　第三章　　檔案的保管和利用

　　第十六條　　檔案室應(yīng)當(dāng)將接收進(jìn)來(lái)的檔案按照不同門類、載體和不同保管期限分別排列。檔案的排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致。文書檔案類歸檔文件的具體排列方法是：按年度——保管期限進(jìn)行排列。稽查案件檔案按辦理結(jié)束時(shí)間——保管期限進(jìn)行排列。

　　第十七條　　為確保地稅稽查檔案的安全，檔案室要配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，采取防火、防盜、防塵、防蛀、防潮、防鼠等措施，確保檔案的完整與安全。

　　第十八條　　檔案室應(yīng)建立健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、銷毀等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；建立全宗卷，以積累立卷說(shuō)明、分類方案、交接憑證、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等。

　　第十九條　　檔案室應(yīng)專人保管庫(kù)房和檔案柜鑰匙。負(fù)責(zé)保管檔案的工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)在離職前將本人保管的檔案數(shù)量和狀況向按收人員清點(diǎn)交待清楚，按有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　第二十條　　稽查工作檔案中的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的借閱按照相關(guān)檔案管理辦法執(zhí)行。其中：稽查案件檔案的借閱必須遵循以下要求：

　　1、稽查局內(nèi)部工作人員因工作需要需查閱、借閱有關(guān)稽查案卷的，向本部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)、說(shuō)明理由和用途，并填寫申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后予以調(diào)閱。查閱、借閱一般涉稅案件案卷的，要經(jīng)綜合科長(zhǎng)同意。查閱、借閱重大、特大涉稅案件案卷、舉報(bào)材料、會(huì)計(jì)檔案必須經(jīng)稽查局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、借閱、抄錄、復(fù)制的案卷資料只能用于地稅稽查或管理，不得用于其他用途。

　　2、地稅機(jī)關(guān)有關(guān)部門因工作需要需查閱、借閱、抄錄、復(fù)制稽查案卷資料的，須經(jīng)地稅局分管稽查的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。

　　3、公安、法院、檢察以及紀(jì)律檢查部門等外單位因工作需要需查閱、借閱、抄錄、復(fù)制案卷資料的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)地稅局分管稽查的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按法定程序進(jìn)行?；榘妇硪宦刹坏猛饨琛?/p>

　　4、借閱人要愛(ài)護(hù)案卷，注意保密，不得遺失污損，嚴(yán)禁擅自在案卷材料上批注、涂改、拆散、抽取，歸還時(shí)還應(yīng)做到清點(diǎn)和注銷手續(xù)。

　　第四章　　檔案的鑒定和銷毀

　　第二十一條　　各級(jí)地稅稽查機(jī)關(guān)應(yīng)制訂《文件材料的歸檔范圍及檔案保管期限表》。檔案保管期限的劃分總的原則是：凡是反映稽查局主要職能活動(dòng)和記錄歷史變化過(guò)程的文件材料應(yīng)永久保管；凡是反映稽查局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)稽查工作有查考利用價(jià)值的文件材料，應(yīng)長(zhǎng)期保管；凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)稽查局有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。具體可參照《全國(guó)稅務(wù)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》規(guī)定。各稽查局應(yīng)成立檔案鑒定小組，對(duì)室藏檔案進(jìn)行定時(shí)和不定時(shí)的價(jià)值鑒定。

　　稽查案件檔案保管期限為：

　　1、凡定性為偷稅、逃避追繳欠稅、騙稅、抗稅，偽造、倒賣、非法代開(kāi)發(fā)票，私自制作、偽造發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票防偽專用品等并進(jìn)行稅務(wù)行政處罰的案件，其檔案保管期限為永久；

　　2、一般稅務(wù)行政處罰的案件，其檔案保管期限為15年；

　　3、只補(bǔ)稅未進(jìn)行稅務(wù)行政處罰的案件，保管期限為10年。

　　第二十二條　　對(duì)已超過(guò)規(guī)定保管期限的檔案，由檔案管理人員提出意見(jiàn)，經(jīng)鑒定小組鑒定后，填報(bào)“檔案銷毀清冊(cè)”和出具檔案價(jià)值鑒定報(bào)告，由稽查局領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)地稅局檔案管理部門和地稅局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。同時(shí)將情況報(bào)地稅局檔案管理部門和上級(jí)地稅稽查部門備案。嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。

　　第二十三條　　銷毀檔案必須有兩人以上在場(chǎng)，并在銷毀清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)歸檔存查。

　　第五章　　附　　　　則

　　第二十四條　　本辦法僅限于全省各級(jí)地稅局稽查局的檔案管理工作。各地對(duì)稽查工作檔案管理的各項(xiàng)達(dá)標(biāo)工作要及時(shí)向省局稽查局報(bào)告。

　　第二十五條　　本辦法自二○○六年一月一日起實(shí)行。原《浙江省地方稅務(wù)局稽查系統(tǒng)檔案管理（試行）辦法》（浙地稅稽總[1998]17號(hào)文）予以廢止。

　　附件1 浙江省地稅機(jī)關(guān)稽查案件檔案整理規(guī)則

　　1、稽查案件檔案文件材料歸檔范圍：

　　凡是記錄和反映稅務(wù)稽查案件的選案、稽查、審理、執(zhí)行、復(fù)查等全過(guò)程的各種文件材料均屬歸檔范圍。稽查案件分簡(jiǎn)易程序和一般程序。

　　1.1屬于一般程序稽查案件檔案歸檔范圍的主要文件材料及排列順序：

　　（1）稅務(wù)處理決定書，稅務(wù)行政處罰決定書及送達(dá)回證；

　?。?）案源傳遞單；

　?。?）涉稅案件移送審查通知書及移送意見(jiàn)書；

　?。?）稅務(wù)稽查任務(wù)通知書；

　　（5）稅務(wù)檢查通知書及送達(dá)回證；

　　（6）調(diào)取賬簿資料通知書及清單；

　　（7）稅務(wù)檢查人員下戶檢查批準(zhǔn)書；

　?。?）立案審批表；

　　（9）詢問(wèn)通知書及詢問(wèn)（調(diào)查）筆錄；

　　（10）證人證言；

　　（11）檢查納稅人、扣繳義務(wù)人存款賬戶、儲(chǔ)蓄帳戶許可證明；

　　（12）協(xié)查函及協(xié)查回函；

　　（13）稅務(wù)稽查底稿；

　?。?4）稅務(wù)稽查簽證表；

　?。?5）證件復(fù)制（提取）單及證據(jù)材料復(fù)印件，財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、納稅申報(bào)表復(fù)印件等；

　　（16）稅款（基金、費(fèi)）計(jì)算表；

　?。?7）滯納金計(jì)算表；

　?。?8）檢查目錄表；

　?。?9）案件終結(jié)延期報(bào)告單；

　?。?0）稅務(wù)稽查報(bào)告；

　?。?1）稅務(wù)案件審理提請(qǐng)書；

　?。?2）重大稅務(wù)案件審理案卷交接單；

　?。?3）稅務(wù)稽查審理報(bào)告及審理委員會(huì)審理紀(jì)要；

　　（24）補(bǔ)充調(diào)查有關(guān)文書材料；

　　（25）稅務(wù)行政處罰事項(xiàng)告知書及送達(dá)回證；

　　（26）聽(tīng)證有關(guān)材料；

　　（27）催繳稅款通知書；

　?。?8）采取稅收保全、稅收強(qiáng)制執(zhí)行措施審批表；

　　（29）稅收保全、稅收強(qiáng)制執(zhí)行措施有關(guān)文件材料；

　?。?0）執(zhí)行報(bào)告；

　　（31）稅收繳款書復(fù)印件；

　　（32）其他文件資料。

　　1.2屬于簡(jiǎn)易程序稽查案件檔案歸檔范圍的主要文件材料：

　　（1）稅務(wù)處理決定書，稅務(wù)行政處罰決定書（簡(jiǎn)易）；

　　（2）稅務(wù)行政處罰事項(xiàng)告知書（簡(jiǎn)易）；

　?。?）陳述申辨筆錄（簡(jiǎn)易）；

　　（4）罰款收繳憑證存根；

　?。?）其他文件資料。

　　2、稽查案件檔案文件材料的歸檔要求：

　　2.1　　以照相、影印或復(fù)印等方式調(diào)查取證必須附報(bào)的證據(jù)材料，必須注明原件的保存單位（個(gè)人）和出處。調(diào)取的證據(jù)資料由原件單位（個(gè)人）在核對(duì)后，簽署核對(duì)意見(jiàn)，簽名、蓋章或押印。一份證據(jù)超過(guò)一頁(yè)的，應(yīng)加蓋騎縫章。

　　2.2　　歸檔文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確，反映稽查工作活動(dòng)的客觀情況。

　　2.3　　歸檔文件材料必須齊全、完整，記錄稽查活動(dòng)的全面過(guò)程。卷內(nèi)不得有傳真件、復(fù)寫件、舉報(bào)材料、圓珠筆書寫件和鉛筆書寫件。

　　2.4　　紙質(zhì)文件材料須采用A4標(biāo)準(zhǔn)無(wú)酸紙制作。

　　3、稽查案件檔案的整理：

　　3.1　分類

　　稽查案件檔案分為簡(jiǎn)易程序處罰案件檔案、一般程序（包括聽(tīng)證程序）處罰案件檔案兩大類。

　　3.2　組卷

　　簡(jiǎn)易程序案件檔案每五十個(gè)案件的責(zé)令改正（更正）通知書、處罰決定書等組成一個(gè)案卷。

　　一般程序（包括聽(tīng)證程序）案件檔案按“一案一卷”的原則組卷，同一案件文件材料數(shù)量過(guò)多時(shí)，可適當(dāng)調(diào)整成若干分卷。

　　3.3卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫

　　卷內(nèi)文件有圖文的頁(yè)面均應(yīng)編寫頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懳募谟疑辖牵浑p面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)編寫，如“032”。

　　3.4卷內(nèi)目錄的編制

　　卷內(nèi)目錄包括以下內(nèi)容：

　　順序號(hào)：卷內(nèi)文件的排列序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件只標(biāo)注一個(gè)順序號(hào)。

　　文號(hào)：文件編號(hào)。文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。

　　示例：“浙地稅發(fā)〔2005〕56號(hào)”

　　責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文填寫。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，第一順序選擇立檔單位責(zé)任者；立檔單位不是責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者填寫。責(zé)任者用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　示例：“浙江省地稅局稽查局”。

　　題名：文件的標(biāo)題。文件沒(méi)有題名時(shí)，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[　　]”號(hào)。

　　示例：[關(guān)于XX案件的協(xié)查函]

　　日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。

　　示例：2005年2月8日填寫為“20050208”。

　　頁(yè)號(hào)：每份文件首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。如“025-029”。

　　備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明之用。

　　3.5　案卷封面編制

　　封面填寫主要包括以下內(nèi)容：（示例見(jiàn)附件2）

　　檔案全宗名稱：即立檔單位名稱，用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　檔案類別：稽查案件檔案。

　　案件名稱：簡(jiǎn)要寫明違法主體和違法行為。

　　處理結(jié)果：稅務(wù)處理決定書中確認(rèn)的處理內(nèi)容，或者復(fù)議決定確認(rèn)的處理內(nèi)容，或者訴訟確認(rèn)的處罰內(nèi)容。

　　示例：“1、補(bǔ)稅（基金、費(fèi)）XXX元；2、罰款XXX元?！?/p>

　　檢查所屬時(shí)段：對(duì)檢查對(duì)象某一時(shí)段的納稅情況進(jìn)行檢查。

　　示例：“2002年1月至2004年12月”

　　檢查時(shí)間：實(shí)施檢查的起訖時(shí)間

　　示例：“2005年3月7日至2005年3月28日”

　　保管期限：根據(jù)檔案保管期限表劃定的保管期限。

　　卷內(nèi)文件數(shù)量：本案件共有的案卷數(shù)量及各卷內(nèi)的文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)。

　　示例：“本案共15卷，本卷為第8卷13件167頁(yè)”

　　歸檔號(hào)：案件檔案的歸檔順序號(hào)。

　　3.6卷內(nèi)備考表的編制

　　卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括：

　　本卷情況說(shuō)明：說(shuō)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，組卷情況。

　　立卷人：由責(zé)任立卷者簽署。

　　檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽署。

　　立卷時(shí)間：完成案卷立卷的日期。

　　3.7案卷的排列

　　按照年度——保管期限——結(jié)案時(shí)間的順序排列。

　　3.8案卷目錄的編制

　　案卷目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、案件名稱、起訖日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等項(xiàng)目。（示例見(jiàn)附件3）

　　4、案卷格式

　　4.1　案卷封面采用硬封面和軟封面兩種形式。采用軟封面的，逐卷裝訂后，裝入檔案盒。

　　4.2　硬封面的規(guī)格

　　封面尺寸規(guī)格采用300mm×220　mm（長(zhǎng)×寬）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。封面和封底翻口處要另有25mm的折疊保護(hù)紙舌，卷脊左右兩側(cè)各留20　mm寬的裝訂紙舌。

　　4.3軟封面的規(guī)格

　　軟封面的規(guī)格為封底封面尺寸相同。封面內(nèi)頁(yè)可打印或印制案卷卷內(nèi)目錄，封底內(nèi)頁(yè)可印制案卷備考表。

　　4.4案卷裝訂

　　案卷裝訂采用三孔一線的裝訂方式，并由立卷人在裝訂線結(jié)扎處貼封條后加蓋騎縫章，以示負(fù)責(zé)。

　　5、檔號(hào)編制

　　檔號(hào)由全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（或類別號(hào)）、案卷號(hào)、件、頁(yè)（張）號(hào)組成。檔號(hào)可采用以下兩種結(jié)構(gòu)中的一種：

　　全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)

　　示例：“J035-005-016-025”

　　全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)

　　示例：“J036-1.3-021-126”

　　全宗號(hào)：檔案館（室）給定每一個(gè)全宗的代碼。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一全宗的進(jìn)館順序號(hào)。

　　示例：“J036”。

　　案卷目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

　　類別號(hào)：館（室）藏檔案類別的代碼。是由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位之間可用間隔符“。”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)。

　　示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。

　　案卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)。案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。若設(shè)分卷的案卷，則在案卷號(hào)后用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，并加“（　）”。

　　示例：“J063-016-123（1）”。

　　硬封面卷脊填寫全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（類別號(hào)）、年度、案卷號(hào)。