第一章　總　則

　　第一條　為加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，結(jié)合我署實(shí)際情況，制定本規(guī)定。

　　第二條　本規(guī)定所稱的“文書檔案”是指本機(jī)關(guān)在行政管理活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。

　　第三條　文書檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是維護(hù)機(jī)關(guān)行政管理活動(dòng)真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。建立與管理文書檔案，是機(jī)關(guān)檔案部門及各單位的一項(xiàng)重要職責(zé)。

　　第四條　審計(jì)署文書檔案工作在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)及開展工作，并隨時(shí)接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第二章　體制、機(jī)構(gòu)和主要職責(zé)

　　第五條　文書檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。

　　第六條　審計(jì)署辦公廳是本機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)主管部門。署機(jī)關(guān)各單位的檔案工作分別由辦公室（綜合處）負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要，須配備專職或兼職的文秘人員。

　　第七條　機(jī)關(guān)檔案部門對文書檔案的管理職責(zé)如下：

　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行國家檔案工作法律、法規(guī)，建立健全機(jī)關(guān)文書檔案工作規(guī)章、制度。

　?。ǘ┘薪y(tǒng)一管理機(jī)關(guān)文書檔案，隨時(shí)提供利用，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及各項(xiàng)工作服務(wù)，為黨和國家積累檔案史料。

　?。ㄈ┙M織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查相關(guān)各單位行政文書的立卷歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。

　?。ㄋ模┻M(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與經(jīng)驗(yàn)交流。

　?。ㄎ澹┺k理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　?。┌匆?guī)定向中央檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，做好庫存檔案的保管、鑒定、銷毀工作。

　　第八條　機(jī)關(guān)各單位文秘人員的主要職責(zé)是：

　　（一）收集、整理、保管本單位在日常工作中形成的文件材料，為年度立卷做準(zhǔn)備。

　　（二）辦理本單位文件材料的登記、借閱與轉(zhuǎn)遞。

　?。ㄈ┳龊媒栝單募拇哌€及需立卷事項(xiàng)材料缺件的索要工作。

　?。ㄋ模┳龊梦募牧系姆诸?、組合、排列、編目等整理工作。

　?。ㄎ澹┳龊梦募牧系陌踩?、保密、保護(hù)工作。

　　第三章　文書檔案的收集與立卷

　　第九條　上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)針對我署下發(fā)的、有關(guān)平行機(jī)關(guān)抄送的及署機(jī)關(guān)各單位在執(zhí)行行政管理職能中形成的文件、電報(bào)及其他有關(guān)材料均屬文書檔案收集范圍。主要文類有：

　　一、上級機(jī)關(guān)及平行機(jī)關(guān)發(fā)送的文件。

　　1、 中發(fā)、中辦、廳字、中委、國人等注有發(fā)文號的文件，中辦通報(bào)等資料，由辦公廳值班室負(fù)責(zé)收集，移交檔案處。

　　2、 國外、國辦、國務(wù)院令等注有發(fā)文號的文件，國閱、國函、國辦參閱等資料，由辦公廳辦公室負(fù)責(zé)收集，移交檔案處。

　　3、 聯(lián)合發(fā)文。

　?。?）有關(guān)部委與審計(jì)署的聯(lián)合發(fā)文，由辦公廳秘書處負(fù)責(zé)向檔案處分發(fā)。

　?。?）審計(jì)署與有關(guān)部委的發(fā)文，由文件承辦單位負(fù)責(zé)收集、立卷。

　　4、 有關(guān)部委文件由署內(nèi)各歸口單位負(fù)責(zé)收集、立卷。

　　二、審計(jì)署文件、電報(bào)。

　　1、 黨組發(fā)文：按國檔局規(guī)定，機(jī)關(guān)各單位應(yīng)將原稿與印件交辦公廳值班室，由值班室負(fù)責(zé)收集、立卷。

　　2、 署發(fā)文、署發(fā)電：由文件承辦單位負(fù)責(zé)收集、立卷。

　　3、 廳發(fā)文：由文件承辦單位負(fù)責(zé)收集、立卷。

　　4、 其他有保存價(jià)值的、具備指導(dǎo)、依據(jù)、取證、查考、借鑒作用的文件材料，均由承辦單位負(fù)責(zé)收集、立卷，其歸檔范圍見《行政管理文件材料立卷歸檔辦法》。

　　5、 審計(jì)署出版的各種年鑒、匯編等資料書籍由辦公廳檔案處負(fù)責(zé)收集。

　　6、 以各單位名義印發(fā)的未印有發(fā)文號的文件及下屬對口單位報(bào)送的備案性材料自行保存。

　　7、 為方便利用和減少磨損，有些重要文件如：上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文、平行部門的聯(lián)合發(fā)文、署發(fā)文、廳發(fā)文等，需實(shí)行雙套制，除機(jī)關(guān)承辦單位負(fù)責(zé)收集立、卷外，辦公廳秘書處還應(yīng)視情況向檔案處分發(fā)1—2份。

　　第十條　機(jī)關(guān)檔案部門接收的檔案，應(yīng)符合以下基本要求：

　?。ㄒ唬?yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　?。ǘ┪募碗妶?bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　?。ㄈw檔的文件材料，保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷；案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

　　第十一條　機(jī)關(guān)各單位應(yīng)在每年6月底前將上一年度的文件收集齊全，按規(guī)定立案，向檔案部門移交。

　　第十二條　檔案部門案卷接收人要對案卷的質(zhì)量進(jìn)行復(fù)查，對不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的案卷，應(yīng)責(zé)成立卷人做補(bǔ)正工作。

　　第十三條　接收案卷需辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，移交人與接收人要按“檔案移交清冊”清點(diǎn)案卷，確認(rèn)無誤后，方可履行簽字手續(xù)。

　　第十四條　機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦理完檔案移交手續(xù)后離開崗位。

　　第四章　文書檔案的管理

　　第十五條　機(jī)關(guān)各單位應(yīng)按照國家機(jī)關(guān)公文處理辦法準(zhǔn)確、完整地形成本單位在公務(wù)活動(dòng)中積累的各類檔案的材料。

　　第十六條　機(jī)關(guān)各級工作人員應(yīng)按有關(guān)規(guī)定定期向本單位文秘人員交存在公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的材料，不得以任何理由據(jù)為己有而拒絕歸檔。

　　第十七條　機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、銷毀、安全、保密等項(xiàng)管理制度，實(shí)施制度化、規(guī)范化管理，并做好防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蟲、防鼠等項(xiàng)工作。

　　第十八條　加強(qiáng)對保密檔案的管理，保密檔案密級的變更和解密，依照保密法律、法規(guī)和規(guī)章等有關(guān)規(guī)定辦理。

　　第十九條　文書檔案的卷皮、案卷目錄、卷內(nèi)目錄式樣規(guī)格按照國家檔案局的要求，實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。

　　第二十條　文書檔案的鑒定與銷毀需依照以下原則：

　　（一）從機(jī)關(guān)各單位收集來的材料必須經(jīng)過認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整、齊全，文字清楚，問題明確，手續(xù)完備。

　?。ǘC(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)依照國家檔案行政管理部門制定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序、方法確定檔案的保管期限及保存價(jià)值，不得擅自處理、銷毀檔案。

　?。ㄈC(jī)關(guān)檔案部門處理超過保管期限的文書案卷，需造冊登記，經(jīng)有關(guān)人員組成的鑒定小組的審查，報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確定存毀，對銷毀件要實(shí)行監(jiān)銷。

　　第二十一條　因工作需要查閱或借用文書檔案，需遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┎殚喺邞?yīng)填寫檔案“調(diào)卷單”，按規(guī)定辦理查閱借用手續(xù)。

　?。ǘn案管理人員要根據(jù)工作需要和有關(guān)規(guī)定確定是否提供閱、借。

　　（三）查閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，更不能泄漏或向外公布保密內(nèi)容，違反者應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評教育乃至紀(jì)律處分。

　　（四）借用、查閱文書檔案的單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容，確因工作需要必須從檔案中取證的，應(yīng)請示檔案主管部門同意，才能復(fù)制。

　?。ㄎ澹┪臅鴻n案一般不予借出，如必須借出使用時(shí)，要說明理由，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，未經(jīng)許可，不得私自轉(zhuǎn)借他人，逾期未歸還者，需注明原因。

　?。C(jī)關(guān)檔案部門保管的檔案，主要供本機(jī)關(guān)和上級主管機(jī)關(guān)使用，對外提供利用需經(jīng)上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

　　第二十二條　文書檔案的利用：

　?。ㄒ唬n案管理機(jī)構(gòu)的工作人員應(yīng)熟悉庫存檔案的大致內(nèi)容，主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對檔案的利用情況，隨時(shí)做好提供利用的準(zhǔn)備。

　?。ǘC(jī)關(guān)檔案部門必須編制“案卷目錄”，并根據(jù)利用工作的需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}文件目錄（卡片）等。著錄標(biāo)準(zhǔn)按國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

　?。ㄈC(jī)關(guān)檔案部門在向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要附一張“檔案利用效果登記表”，利用工作結(jié)束后，由利用者如實(shí)填寫，以備存查。

　?。ㄋ模┓e極開展檔案史料的編研工作，為編纂《審計(jì)工作文件選編》積累材料。

　　第二十三條　檔案統(tǒng)計(jì)。

　　機(jī)關(guān)管理部門應(yīng)對本機(jī)關(guān)文書檔案的立卷、歸檔、利用、人員變化等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查與統(tǒng)計(jì)分析，準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表，并按規(guī)定及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。

　　第五章　獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

　　第二十四條　對機(jī)關(guān)檔案管理工作成績顯著或在檔案科學(xué)研究方面做出重要貢獻(xiàn)和單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第二十五條　對機(jī)關(guān)由于檔案管理不造成丟失、損壞檔案材料者，視情節(jié)輕重，給予不同程度的行政處分。

　　第六章　附　則

　　第二十六條　本規(guī)定執(zhí)行中的具體問題由審計(jì)署辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十七條　本規(guī)定自印發(fā)之日試行。