安徽省各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法

　　第一章　總則

　　第一條　為做好積存檔案的整理工作，統(tǒng)一作法，提高工作效率和質(zhì)量，特根據(jù)“原大區(qū)一級(jí)機(jī)關(guān)檔案整理工作暫行辦法”和“國(guó)家機(jī)關(guān)文書(shū)立卷工作和檔案室工作暫行通則”的原則精神，并結(jié)合本省具體情況，制定本辦法。

　　第二條　積存檔案是國(guó)家的歷史財(cái)富．整理工作直接關(guān)系著國(guó)家檔案材料的科學(xué)利用和保管。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須重視與支持，并應(yīng)根據(jù)積存檔案的數(shù)量，適當(dāng)調(diào)配人力，組成整理小組，積極開(kāi)展工作，以保證按期完成整理任務(wù)。

　　第三條　解放以來(lái)，在工作活動(dòng)中形成的全部文書(shū)材料，包括：收文、收電、發(fā)文底稿、發(fā)電底稿、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、技術(shù)圖紙、出版物原稿、簿冊(cè)、圖表、印模、影片和錄音帶等，統(tǒng)稱為積存檔案。

　　第四條　積存檔案中，除技術(shù)檔案外，凡未經(jīng)整理立卷的另散文件或者整理得不科學(xué)面不便利用的案卷，均應(yīng)按照本辦法加以整理或調(diào)整。

　　第五條　整理積存檔案的具體組織工作和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，由機(jī)關(guān)辦公室或檔案室負(fù)責(zé)，使之有領(lǐng)導(dǎo)、有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行。根據(jù)積存檔案的具體情況，可以全部集中起來(lái)統(tǒng)一整理，也可以分散由各組織單位分別整理。無(wú)論集中或分散整理，在一個(gè)全宗內(nèi)采用的原則和方法應(yīng)該一致。

　　第六條　檔案材料是國(guó)家的機(jī)密，檔案工作人員和參加整理的人員必須提高政治警惕性，嚴(yán)守國(guó)家的機(jī)密，保護(hù)檔案的安全。

　　第二章　整理的基本原則和要求

　　第七條　保持文件之間的歷史聯(lián)系，并便于利用和保管，為整理檔案材料的基本原則，也是衡量案卷質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)。

　　第八條　檔案材料必須嚴(yán)格地按全宗（一個(gè)全宗就是一個(gè)機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中所形成的全部檔案材料）整理和保管。一個(gè)全家的檔案不得分散，兩個(gè)全家的檔案不得混淆。只有在采取各種措施以后，仍然不能按全宗分開(kāi)的檔案材料，才允許采用聯(lián)合全家的辦法。

　　區(qū)分文件的所屬全宗，一般應(yīng)以文件的主辦機(jī)關(guān)或制成機(jī)關(guān)為準(zhǔn)。幾個(gè)機(jī)關(guān)會(huì)同辦理的文件，其原本（即定稿）應(yīng)放入主辦機(jī)關(guān)的全家，原本的抄本放入會(huì)辦機(jī)關(guān)的全宗；某機(jī)關(guān)擬辦而以其他機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，或機(jī)關(guān)內(nèi)某一單獨(dú)構(gòu)成全宗的組織單位擬辦，而以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，原本放入發(fā)文機(jī)關(guān)的全宗，草稿和原本的抄本放入擬稿機(jī)關(guān)（或單位）全宗；一個(gè)機(jī)關(guān)未辦理完畢，移交給另一機(jī)關(guān)組織承辦的文件，應(yīng)該放入最后承辦完畢的機(jī)關(guān)全宗；領(lǐng)導(dǎo)人因?yàn)榧嫒纹渌麢C(jī)關(guān)的職務(wù)而產(chǎn)生的文件，應(yīng)該放入兼職機(jī)關(guān)全宗。

　　第九條　為了保護(hù)國(guó)家機(jī)密，應(yīng)把普通檔案（一般文件、密件和明碼電報(bào)）和絕密檔案（絕密文件和絕密電報(bào)）分開(kāi)整理和保管。絕密檔案應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。如果由于原來(lái)文書(shū)處理制度的關(guān)系，不能按照這個(gè)原則區(qū)分整理時(shí)，可以保持原狀。

　　第十條　檔案與資料不得混淆。凡是為了傳播經(jīng)驗(yàn)、宣傳教育及工作參考而印發(fā)的公開(kāi)的和內(nèi)部的出版物，如書(shū)籍、小冊(cè)子，政報(bào)、公報(bào)、傳單等，要與檔案分開(kāi)作為資料另行處理。

　　第十一條　整理積存檔案，應(yīng)該分清緩急，區(qū)別主次．在步驟上，先整理最亂的零散文件，后調(diào)整不便利用的案卷，由近而遠(yuǎn)，逐年進(jìn)行。在要求上，對(duì)具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的，應(yīng)詳加整理，保證質(zhì)量；對(duì)僅有短期保存價(jià)值的，可以簡(jiǎn)單整理；對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的，可以不予整理。

　　第三章　整理前的準(zhǔn)備工作

　　第十二條　整理積存檔案之前，各機(jī)關(guān)必須根據(jù)積存檔案的實(shí)際情況，訂出全面的整理規(guī)劃（包括整理范圍，完成期限，人員組織和分工、步驟、方法等等），經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報(bào)省人民委員會(huì)辦公廳檔案管理處備查。

　　第十三條　為便于鑒定檔案材料的價(jià)值，在整理前應(yīng)該編寫(xiě)出本機(jī)關(guān)檔案材料保管期限表和不需保存檔案的范圍。本機(jī)關(guān)檔案材料保管期限表和不需保存檔案的范圍，由鑒定委員會(huì)或鑒定小組負(fù)責(zé)制定，經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，送省人民委員會(huì)辦公廳檔案管理處備查。鑒定委員會(huì)或鑒定小組的成員包括：辦公室主任，有關(guān)業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人，機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)人等。

　　第十四條　組織參加整理的人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，以便使他們懂得檔案材料分類(lèi)、立卷等基本知識(shí)。學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容為：分類(lèi)和立卷原則，立卷六個(gè)特征的遠(yuǎn)用，檔案材料保管期限表，不需保存檔案的范圍，國(guó)家機(jī)關(guān)文書(shū)立卷工作和檔案室工作暫行通則，積存檔案整理辦法等等。

　　第十五條　整理每一個(gè)全宗以前，應(yīng)將所屬全宗的文件材料盡量搜集齊全，以保持全宗的完整，避免在整理過(guò)程中發(fā)生返工和不斷插進(jìn)文件的現(xiàn)象。

　　第十六條　為了便于分類(lèi)和整理，應(yīng)為每個(gè)全家編寫(xiě)一分簡(jiǎn)要的關(guān)于立檔單位和全宗歷史情況的說(shuō)明。立擋單位情況說(shuō)明的主要內(nèi)容，包括機(jī)關(guān)產(chǎn)生和結(jié)束的時(shí)間（現(xiàn)行機(jī)關(guān)只寫(xiě)產(chǎn)生時(shí)間）、產(chǎn)生的原因、機(jī)關(guān)性質(zhì)、職能與任務(wù)、工作范圍、機(jī)關(guān)內(nèi)各個(gè)時(shí)期組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)情況、負(fù)責(zé)人的姓名以及與其他機(jī)關(guān)的關(guān)系等。如果這樣編寫(xiě)有困難時(shí)，可以只寫(xiě)機(jī)關(guān)內(nèi)各個(gè)時(shí)期組織機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人的變動(dòng)情況。全宗歷史情況說(shuō)明的主要內(nèi)容，包括全家內(nèi)的案卷和另散文件的數(shù)量、起止年度、完整程度、整理和利用情況等。

　　第十七條　根據(jù)每個(gè)全家的具體情況，按照年代一一組織機(jī)構(gòu)或年代——問(wèn)題分類(lèi)原則（在檔案材料特別少的全宗，可只按年代或只按問(wèn)題分類(lèi)）制定分類(lèi)方案，以作為整理檔案樹(shù)料分類(lèi)的依據(jù)。如果一個(gè)全家是已經(jīng)大部立好的案卷，并進(jìn)行過(guò)分類(lèi)，其分類(lèi)又基本上符合上述原則的，可以維持現(xiàn)狀，或在原有基礎(chǔ)上作適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

　　第十八條　整理前要作好必須的物質(zhì)準(zhǔn)備，如印制卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄以及裝訂用具等。

　　第四章　整理時(shí)步驟和方法

　　第一節(jié)　區(qū)分年代和分類(lèi)

　　第十九條　整理積存檔案，首先要在全家內(nèi)區(qū)分文件的年代，將檔案材料按年度分開(kāi)．如果檔案材料原系按年度分別存放的，則不必再區(qū)分年代，只需在分類(lèi)時(shí)注意，將其他中代的文件揀出歸入有關(guān)年代。

　　第二十條　區(qū)分文件的年代，一般應(yīng)以本機(jī)關(guān)收到、發(fā)出或制成文件的所屬年代為準(zhǔn)。跨年度的文件放在結(jié)案的一年；年度計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算報(bào)表等類(lèi)文件放在針對(duì)的一年；長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃放在針對(duì)的頭一年；二年以上的總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等類(lèi)文件放在針對(duì)的最后一年；回顧性和紀(jì)念性的文件放在寫(xiě)成的一年；法規(guī)性的文件放在公布或批準(zhǔn)的一年；兵役年度的全部文件放在針對(duì)年代；短期性運(yùn)動(dòng)的全部文件，可列入開(kāi)展這一運(yùn)動(dòng)的主要年代。

　　第二十一條　檔案材料按中度分開(kāi)后，再按組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。如果按照組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，一般應(yīng)以文件的主辦單位或制成單位為準(zhǔn)。以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件或召開(kāi)會(huì)議形成的文件放在承辦單位；機(jī)關(guān)內(nèi)幾個(gè)組織單位共同辦理的文件放在主辦單位，一個(gè)單位未辦理完畢移交給本機(jī)關(guān)另一單位繼續(xù)辦理的文件放在最后辦理完畢的單位；綜合性和內(nèi)容不屬于各組織單位辦理的文件放在辦公室。如果按照問(wèn)題分類(lèi)，一般應(yīng)以文件的問(wèn)題性質(zhì)為準(zhǔn)，不受組織機(jī)構(gòu)的限制，但文件歸類(lèi)必須注意前后一致。

　　第二十二條　按照分類(lèi)方案把檔案材料分開(kāi)后，為便于分別對(duì)待，可以根據(jù)檔案材料保管期限表，在不破壞文件之間聯(lián)系的原則下，將每類(lèi)文件分為需要永久和長(zhǎng)期保存（十年和十年以上）、短期（九年和九年以下）保存以及不需保存（包括已經(jīng)逾期沒(méi)有繼續(xù)保存價(jià)值的文件）三部分。按照檔案材料的價(jià)值進(jìn)行劃線工作，可以在分類(lèi)后單獨(dú)進(jìn)行，也可以與分類(lèi)或者立卷結(jié)合進(jìn)行。至于如何進(jìn)行有利于工作，這要由積存檔案材料的具體情況來(lái)決定。

　　第二節(jié)　積存零散文件的立卷

　　第二十三條　整理每類(lèi)檔案材料時(shí)，首先應(yīng)該熟悉文件的全面情況，本著“先粗后細(xì)”“先易后難”的方法，根據(jù)文件之間的聯(lián)系，按照時(shí)間、問(wèn)題、名稱、作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)和地區(qū)等特征組合案卷。組合案卷時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案材料的具體情況，全面考卷，反復(fù)比較，正確地運(yùn)用六個(gè)特征進(jìn)行立卷工作。

　　第二十四條　每?jī)?cè)案卷一般不宜超過(guò)二百?gòu)垼^(guò)太多時(shí)可以分冊(cè)立卷。除處理某一件事情、某一案件和某一會(huì)議的文書(shū)材料應(yīng)該集中立卷，來(lái)文和復(fù)文，請(qǐng)示和批復(fù)，必須放在一起立卷．但是，在不影響文件之間的聯(lián)系的原則下，可以將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)以及其他機(jī)關(guān)的文件分開(kāi)立卷。附件一般應(yīng)隨主件（即正文）立卷，如果不適于一起立卷的可另行存放，但應(yīng)在備考表內(nèi)注明。

　　第二十五條　立卷時(shí)，必須注意適當(dāng)照顧文件的歷史價(jià)值或科學(xué)價(jià)值，特別貴重的文件，一件或幾件也可以單獨(dú)立卷。

　　第二十六條　案卷立成以后，卷內(nèi)文件應(yīng)根據(jù)文件之間的聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的排列。卷內(nèi)文件的具體排列方法有：嚴(yán)格按時(shí)間排列、先按問(wèn)題后按時(shí)間排列、先按地區(qū)后按時(shí)間排列、先按收發(fā)文機(jī)關(guān)后按時(shí)間排列、先按作者后按時(shí)間排列、先按名稱后按時(shí)間排列、按文件重要程度排列、按姓氏筆劃排列等．但是，復(fù)文應(yīng)該放在來(lái)文的后面，外機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)發(fā)文的復(fù)文、應(yīng)該放在發(fā)文的后面。

　　第二十七條　組合案卷過(guò)程中，必須注意了解卷內(nèi)文件存在的缺點(diǎn)和問(wèn)題，對(duì)需要加以說(shuō)明的，應(yīng)該隨時(shí)記錄下來(lái)，待定卷后填入備考表。

　　第二十八條　根據(jù)保管期限表初步確定每個(gè)案卷的保管期限，并擬出能夠正確地反映出卷內(nèi)文件的主要組成部分（如內(nèi)容、作者、名稱）的案卷標(biāo)題。用詞用語(yǔ)力求確切，防止過(guò)于籠統(tǒng)和冗長(zhǎng)。

　　第二十九條　一個(gè)全宗一個(gè)年度或者其中一個(gè)類(lèi)的文件巳經(jīng)全部組成案卷之后，必須組織業(yè)務(wù)水平較高的人員進(jìn)行一次全面地、系統(tǒng)地、認(rèn)真地審查，如發(fā)現(xiàn)不要之處，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或修改，以保證案卷的質(zhì)量。審查的內(nèi)容，主要包括：分類(lèi)、區(qū)分價(jià)值是否正確，卷立得是否合乎原則，保管期限、卷內(nèi)文件排列、標(biāo)題的擬制是否恰當(dāng)，文件是否完整等等。

　　第三十條　需要永久和長(zhǎng)期保存的案卷以及絕密案卷，應(yīng)該按照卷內(nèi)文件排列順序統(tǒng)一編上張?zhí)?，填?xiě)卷內(nèi)目錄，卷后附上備考表，去掉金屬物，進(jìn)行必要的折迭、裱糊和修正工作，并使用質(zhì)量較好的卷皮，用線裝訂（裝訂時(shí)要注意整齊，便于閱讀，特別貴重和不適于裝訂的文件，也可以不裝訂），卷皮封面要填寫(xiě)清楚。1952年以前需要保存十年的檔案材料，可以按照三十一條的規(guī)定辦理。

　　第三十一條　需要短期保存的案卷，可以只編件（分）號(hào)或張?zhí)?，卷?nèi)文件進(jìn)行簡(jiǎn)單排列，擬出標(biāo)題，用質(zhì)量較差的卷皮突起，填好卷皮封面，不必進(jìn)行裝訂和填寫(xiě)卷內(nèi)目錄等工作。

　　第三節(jié)　積存案卷的調(diào)疆與加工

　　第三十二條　積存檔案中，如系已經(jīng)按照舊分類(lèi)法立成的案卷，只要分清了全宗和年代，并且基本上能夠保持文件之間的聯(lián)系，一般地還便于查找、利用的，暫時(shí)可以不動(dòng)，或者只作必要的調(diào)整，待將最亂的檔案整理完畢后，再考慮重新整理或加工整理。如果整理的方法極不科學(xué)，不能保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該按照本辦法第四章第二節(jié)的規(guī)定拆卷，重新整理。

　　第三十三條　調(diào)整原來(lái)經(jīng)過(guò)整理的案卷時(shí)，必須把不屬于本全宗的案卷或文件揀出來(lái)歸入有關(guān)全宗；區(qū)分年代和分類(lèi)不正確的，加以適當(dāng)調(diào)整， 文件之間的自然聯(lián)系（如正文和附件、來(lái)文和復(fù)文、處理一個(gè)具體問(wèn)題形成的文件等）被分開(kāi)的，應(yīng)盡量搜集在一個(gè)卷內(nèi)：一個(gè)卷內(nèi)文件的價(jià)值懸殊很大，在不破壞文件之間的聯(lián)系的原則下，可以將價(jià)值相同或相近的文件調(diào)整在一個(gè)卷內(nèi)；不需要保存的文件揀出準(zhǔn)備銷(xiāo)毀。

　　第三十四條　卷內(nèi)文件的排列、編寫(xiě)張?zhí)?、擬定案卷標(biāo)題、寫(xiě)卷內(nèi)目錄、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面等，如與本辦法第四章第二節(jié)的有關(guān)規(guī)定不符合的，應(yīng)該在原有基礎(chǔ)上加以修改或者重新編制。

　　第四節(jié)　編制案程目錄

　　第三十五條　一個(gè)全宗的全部案卷，應(yīng)該根據(jù)分類(lèi)方案，按照案卷之間的聯(lián)系和重要程度進(jìn)行排列編號(hào)。

　　第三十六條　根據(jù)每個(gè)全宗案卷的分類(lèi)和案卷的排列順序，為每個(gè)全宗編制案卷目錄．案卷目錄應(yīng)用較好的紙編寫(xiě)一式三分，二分歸檔保存，一分備日常查找文件之用。

　　第三十七條　案卷的排列、編號(hào)和編制案卷目錄，如果條件許可，最好將永久、長(zhǎng)期保存的案卷和短期保存的案卷，分開(kāi)排列編制。絕密案卷必須單獨(dú)編制目錄。

　　第三十八條　每一家卷目錄后面應(yīng)附一備考表，說(shuō)明這一案卷目錄中案卷情況（包括完整程度、分類(lèi)、立卷、排列方法等）。

　　第五章　檔案材料銷(xiāo)毀

　　第三十九條　凡沒(méi)有保存價(jià)值的文件，如不需歸檔的文書(shū)材料和已經(jīng)超過(guò)保管期限沒(méi)有繼續(xù)保存必要的檔案材料，均列入銷(xiāo)毀范圍。

　　第四十條　凡列入銷(xiāo)毀范圍的檔案材料，必須由鑒定委員會(huì)或鑒定小組進(jìn)行鑒定。認(rèn)為確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)該編制銷(xiāo)毀清冊(cè)一式兩分，并說(shuō)明銷(xiāo)毀理由，經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀．銷(xiāo)毀十年或十年以上的檔案材料，應(yīng)經(jīng)過(guò)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核以后，送省人民委員會(huì)辦公廳批準(zhǔn)；銷(xiāo)毀保存十年以下（不包括十年的）的檔案材料由各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)。國(guó)家檔案局或各部門(mén)的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)，在銷(xiāo)毀檔案材料方面另有規(guī)定者，可依其規(guī)定辦理。

　　第四十一條　檔案材料銷(xiāo)毀清冊(cè)，必須以全宗為單位進(jìn)行編制。

　　第四十二條　為了幫助批準(zhǔn)機(jī)關(guān)正確的審查需要銷(xiāo)毀的檔案材料，應(yīng)將機(jī)關(guān)歷史和檔案情況的說(shuō)明隨銷(xiāo)毀清冊(cè)送審批機(jī)關(guān)一份。

　　第四十三條　銷(xiāo)毀檔案材料，可以采取焚燒，或者送國(guó)營(yíng)造紙廠作為造紙?jiān)?。?yán)禁隨意出售或作包裝等用途。

　　第四十四條　銷(xiāo)毀檔案材料的時(shí)候，鑒定委員會(huì)或鑒定小組應(yīng)該指定適當(dāng)干部負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，直至燒盡或者制成紙漿為止，以防失密。監(jiān)銷(xiāo)人必須在銷(xiāo)毀接冊(cè)上簽名。

　　第四十五條　銷(xiāo)毀清冊(cè)和批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的文件應(yīng)該作為專(zhuān)卷永久保存在該全宗內(nèi)。

　　第六章　附則

　　第四十六條　本辦法適用于本省縣以上各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)．第四十七條　本辦法適用于一級(jí)檔案材料的整理。關(guān)于技術(shù)檔案的整理辦法另訂。

　　第四十八條　各機(jī)關(guān)可以根據(jù)本辦法制定整理工作細(xì)則，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后實(shí)行。

　　第四十九條　本辦法經(jīng)省人民委員會(huì)審核批準(zhǔn)后實(shí)行，修改時(shí)同。