衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組、部機(jī)關(guān)各司局：

　　四川汶川“5.12”特大地震發(fā)生后，我部迅速成立了衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)辦公室、醫(yī)療救治組、宣傳信息組、衛(wèi)生防疫組、物資保障組和前方綜合協(xié)調(diào)組，有力、有序、有效地領(lǐng)導(dǎo)全國衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作。同時我部作為國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組的組長單位，在總指揮部領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門開展抗震救災(zāi)中的醫(yī)療救治和衛(wèi)生防疫工作。隨著抗震救災(zāi)工作的全面開展，我部抗震救災(zāi)工作相繼產(chǎn)生了大量的文件材料。這些文件材料全面客觀地反映了我部在黨中央、國務(wù)院和中央軍委的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下積極投入抗震救災(zāi)，嚴(yán)格履行職責(zé)，全力保護(hù)人民群眾生命安全的真實(shí)情況，成為這段歷史的原始記錄和見證。完整、及時、規(guī)范地收集、整理、保管好抗震救災(zāi)工作中形成的文件材料，是做好抗震救災(zāi)工作的重要組成部分。為了確保國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室和衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組、部機(jī)關(guān)各司局（以下統(tǒng)稱各單位）在繼續(xù)開展抗震救災(zāi)工作的同時及時做好抗震救災(zāi)文件材料歸檔工作，加強(qiáng)抗震救災(zāi)文件材料收集與整理，現(xiàn)就有關(guān)工作提出如下要求：

　　一、實(shí)行集中統(tǒng)一管理

　　各單位產(chǎn)生的有關(guān)抗震救災(zāi)方面的各門類、各種載體的文件材料均應(yīng)歸檔，由辦公廳實(shí)行集中統(tǒng)一管理。任何單位、個人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，更不應(yīng)出現(xiàn)丟失、損毀歸檔文件材料的現(xiàn)象。

　　二、明確歸檔工作責(zé)任

　　各單位均要把抗震救災(zāi)文件材料整理歸檔工作列入職責(zé)范圍，盡到第一責(zé)任人的義務(wù)和責(zé)任，明確專人負(fù)責(zé)具體歸檔工作。

　　三、歸檔文件界限劃分

　　以國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組名義辦理的文件、信函、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會議紀(jì)要、簡報、信息資料以及衛(wèi)生防疫組各組成部門與我部往來的各類文件資料等的歸檔工作由衛(wèi)生應(yīng)急辦公室負(fù)責(zé)。

　　衛(wèi)生部抗震救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組負(fù)責(zé)收集整理本組以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義起草的文件、電報、會議紀(jì)要、信函、簡報、信息，以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義開展工作時與相關(guān)部門往來的文件資料、信函、電報、電子文件，各地衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)以抗震救災(zāi)小組名義上報衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組的文件資料等。

　　在抗震救災(zāi)期間，各單位以衛(wèi)生部或衛(wèi)生部辦公廳名義發(fā)出的文件、電報、資料等，由發(fā)文或承辦司局負(fù)責(zé)文件收集整理，納入2008年部機(jī)關(guān)常設(shè)機(jī)構(gòu)年度歸檔工作進(jìn)行歸檔。

　　四、歸檔時間

　　自本通知下發(fā)之日起，各單位即應(yīng)著手進(jìn)行文件材料收集整理歸檔工作。在衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組結(jié)束工作時，應(yīng)同步完成文件材料整理歸檔工作并向辦公廳文檔處移交檔案；沒有完成歸檔工作的單位不應(yīng)解散。

　　五、抗震救災(zāi)文件材料歸檔范圍和檔案整理方法

　　見附件1、2.

　　六、歸檔工作監(jiān)督和技術(shù)指導(dǎo)

　　衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)抗震救災(zāi)文件材料歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作；辦公廳文檔處進(jìn)行具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)。歸檔工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)聯(lián)系人：辦公廳文檔處　黃淼晶，電話：2450.

　　附件：1.抗震救災(zāi)文件材料歸檔范圍

　　2.抗震救災(zāi)檔案整理方法

　　3.檔案目錄格式（略）

　　二○○八年六月二日

　　附件1

抗震救災(zāi)文件材料歸檔范圍

　　抗震救災(zāi)文件材料歸檔總范圍是：在抗震救災(zāi)工作中形成、具有查考利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子載體等均應(yīng)收集歸檔。具體內(nèi)容可參考以下條目。

　　一、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作的重要批示、指示、講話稿，反映領(lǐng)導(dǎo)同志在衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作中的宣傳報道、活動照片、錄音錄像；國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部印發(fā)的會議紀(jì)要、文件、電報、函件、信息資料。

　　二、國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部各組與衛(wèi)生防疫組之間往來的重要文件、電報、信函、信息資料、電子文件以及宣傳報道、活動照片、錄音錄像；國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組各組成部門報送衛(wèi)生防疫組辦公室的各類文件資料。

　　三、衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組在抗震救災(zāi)工作中作出的重大決策，制定的工作預(yù)案、技術(shù)規(guī)范、操作指南和監(jiān)測方案，以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義召開的專門會議形成的文件材料。以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義形成、往來的公文、函件、電報、傳真、簡報資料。

　　四、抗震救災(zāi)工作組織機(jī)構(gòu)、職能分工等文件材料。

　　五、抗震救災(zāi)工作中疫情統(tǒng)計(jì)、疫情信息、疫情個案分析；抗震救災(zāi)工作中派遣醫(yī)療隊(duì)的相關(guān)文件材料；衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作進(jìn)展、醫(yī)療救治情況、災(zāi)情報告、衛(wèi)生監(jiān)督、外事工作等文件材料。

　　六、組織抗震救災(zāi)物品和有關(guān)保障災(zāi)區(qū)醫(yī)療救治、傷病員運(yùn)送、衛(wèi)生防疫、愛國衛(wèi)生、生活物品配備、匯總、儲備等方面的文件材料；救災(zāi)物品和資金的使用、管理等方面的文件材料。

　　七、接受社會（國內(nèi)外）捐贈的有關(guān)文件資料。

　　八、災(zāi)后重建的規(guī)劃、實(shí)施、管理等相關(guān)的文件材料；抗震救災(zāi)工作的小結(jié)、總結(jié)、報告、大事記等文件材料。

　　九、抗震救災(zāi)中的先進(jìn)集體和先進(jìn)個人事跡的文字材料、錄音錄像、照片光盤。

　　十、抗震救災(zāi)工作中群眾來信處理情況材料。

　　十一、抗震救災(zāi)中醫(yī)療救治、衛(wèi)生防疫、愛國衛(wèi)生、衛(wèi)生監(jiān)督等方面的新聞報道、科普宣傳等文件材料。

　　十二、抗震救災(zāi)中醫(yī)療、防疫、監(jiān)督工作現(xiàn)場調(diào)查、采集、登記、檢測材料。

　　十三、各地抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組報送衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組的重要文件材料。

　　十四、其他在抗震救災(zāi)工作中形成的具有查考和保存價值的文件材料。

　　附件2

抗震救災(zāi)檔案整理方法

　　一、整理原則

　　按照歷史唯物主義原則和實(shí)事求是的方法對抗震救災(zāi)檔案進(jìn)行整理。

　　二、分類方案

　　抗震救災(zāi)檔案按照年度-組織機(jī)構(gòu)-問題-文件的原則進(jìn)行分類（本整理方法只針對國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室和衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組的歸檔工作，在抗震救災(zāi)期間以衛(wèi)生部或衛(wèi)生部辦公廳名義形成的文件材料的歸檔納入2008年度部機(jī)關(guān)日常歸檔工作）。

　　三、保管期限

　　抗震救災(zāi)檔案均按永久期限進(jìn)行保管。

　　四、分類

　　各組按照抗震救災(zāi)檔案分類方案分別進(jìn)行文件材料的分類整理，具體方法是：

　?。ㄒ唬┓帜甓龋褐两衲甑浊爱a(chǎn)生的文件材料的年度均為2008年。

　?。ǘ┓謾C(jī)構(gòu)：按照衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組進(jìn)行機(jī)構(gòu)分類，分別是辦公室、醫(yī)療救治組、衛(wèi)生防疫組、宣傳信息組、物資保障組和前方綜合協(xié)調(diào)組。同一機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件材料集中在一起，不同機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)區(qū)別開來。

　　國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室作為單獨(dú)歸檔機(jī)構(gòu)。

　　（三）分問題：各組產(chǎn)生的文件材料，按照最小化原則，將一個內(nèi)容聯(lián)系密切、客觀事實(shí)上相對獨(dú)立的事件確定為一個問題。相同問題的文件材料集中在一起，不同問題的文件材料應(yīng)區(qū)別開來。

　　以某一問題開始的時間為準(zhǔn)，時間早的排列在先，時間晚的排列在后。

　?。ㄋ模┓旨杭亲钚〉臋n案管理單位。帶有發(fā)文字號或編號的文件均可分為一件，一般有通知、通報、會議紀(jì)要、請示、報告、信函、簡報、信息等。沒有發(fā)文字號或編號但相對獨(dú)立的文件可分為一件，一般有內(nèi)部請示、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、電話記錄、信函等。

　　同一問題內(nèi)文件的排列，按照文件的承辦順序或時間順序進(jìn)行，先承辦或時間在前的排列在先，相反則排列在后。

　　每一份文件的排列要求是印件在前、簽發(fā)稿在后，正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后，中文文件在前、外文文件在后。公文（含電報）歸檔的排列原則是印件在前、簽發(fā)稿居中、辦文說明在后。

　　沒有上述情況的文件可直接進(jìn)行排列。

　　五、整理

　　（一）裝訂：

　　在以上分類的基礎(chǔ)上，將每一份文件用長尾夾在文件的左側(cè)裝訂。

　?。ǘ┘由w歸檔檢索章：

　　經(jīng)過裝訂的每一份文件，需在文件首頁的右上角加蓋歸檔檢索章，要求蓋章要清晰、端正。蓋章后要按以下要求填寫歸檔檢索章內(nèi)容：

　　1.全宗號：暫不填。

　　2.年度：填寫2008年（至今年底前）。

　　3.期限：填寫永久。

　　4.機(jī)構(gòu)：按照衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組、國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室名稱填寫。

　　5.頁數(shù)：填寫每一份文件的件內(nèi)張數(shù)。

　　6.盒號：暫不填。

　　7.件號：各組的件號均從1開始排列。

　?。ㄈ┭b盒：

　　根據(jù)上述的處理結(jié)果，將文件按分類整理的順序依次裝入檔案盒中，每一盒以裝五分之四為宜，不要裝填過滿。檔案盒上各檢索項(xiàng)目按以下要求填寫：

　　1.全宗號：暫不填。

　　2.保管期限：填寫永久。

　　3.年度：填寫2008年。

　　4.機(jī)構(gòu)（或問題）：填寫各組名稱（用鉛筆填寫）。

　　5.盒號：暫不填。

　　6.起止件號：本盒內(nèi)的文件的開始號和終止號。

　?。ㄋ模┠夸浀闹谱鳎?/p>

　　按照檔案目錄格式（見附件3）的要求，填寫歸檔文件目錄。檔案目錄統(tǒng)一用Excel制作。

　　六、檔案裝具的領(lǐng)取

　　歸檔所用的檔案盒和長尾夾在辦公廳文檔處領(lǐng)取。

　　七、檔案移交

　　各組歸檔工作完成后，須將所歸檔案、檔案目錄一份和目錄磁盤交給抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，由其統(tǒng)一移交辦公廳文檔處。