法規(guī)庫

甘肅省實施國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法細(xì)則

甘政辦發(fā)[1994]92號

頒布時間:1994-11-17 00:00:00.000 發(fā)文單位:甘肅省人民政府

  第一章 總 則

  第一條 為使全省各級國家行政機(jī)關(guān)(以下簡稱行政機(jī)關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,不斷提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量,根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國務(wù)院辦公廳1993年11月21日修訂發(fā)布),結(jié)合我省實際,制定本實施細(xì)則。

  第二條 本實施細(xì)則適用于全省各級人民政府及其所屬部門的公文處理工作。

  第三條 行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報,下同),是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書,是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策,發(fā)布行政規(guī)章,施行行政措施,請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)、布置和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要工具。

  第四條 各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。

  第五條 各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)接受業(yè)務(wù)培訓(xùn),具備有關(guān)專業(yè)知識,忠于職守,勤政廉潔。

  第六條 各級行政機(jī)關(guān)要發(fā)揚(yáng)深入實際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),克服官僚主義、形式主義和文牘主義,逐步改善辦公手段,努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。行文要少而精,注重效用。

  第七條 公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。

  第八條 各級行政機(jī)關(guān)的公文處理工作,應(yīng)當(dāng)貫徹“黨政分開”的原則。

  第九條 公文處理工作必須認(rèn)真執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定,確保國家秘密安全。

  第二章 公文種類

  第十條 行政機(jī)關(guān)的公文種類主要包括:

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  適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

  (二)議案

  適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

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  適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

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  適用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則。

  (五)公告、通告

  “公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

  “通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

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  適用于印發(fā)本機(jī)關(guān)規(guī)范性文件;批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部。

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  適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

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  適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

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  適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項。

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  適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。

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  適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

 ?。ㄊh紀(jì)要

  適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

  第三章 公文格式

  第十一條 公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時間等部分組成。

  (一)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明聯(lián)合行文的各機(jī)關(guān)名稱,將主辦機(jī)關(guān)排列在前。

 ?。ǘ└鶕?jù)公文秘密程度,應(yīng)當(dāng)在首頁分別準(zhǔn)確標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等密級:“絕密”和“機(jī)密”公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

 ?。ㄈ└鶕?jù)公文緊急程度,應(yīng)當(dāng)在首頁分別標(biāo)明“特急”或“急件”;緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。

 ?。ㄋ模┌l(fā)文字號,包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文,一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。

  (五)上報的公文,應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。

  (六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān),并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

 ?。ㄆ撸┲魉蜋C(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱,會議紀(jì)要的分送范圍標(biāo)在正文之后。

 ?。ò耍┕娜缬懈郊?,應(yīng)當(dāng)在正文之下、成文時間之上標(biāo)明順序和名稱。附件在主題詞、抄送欄之前與主件裝訂在一起,并在附件首頁標(biāo)明順序號;如不能合訂,應(yīng)當(dāng)在附件首頁分別標(biāo)明公文的發(fā)文字號和附件的順序號。

 ?。ň牛┏晌臅r間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文,協(xié)辦機(jī)關(guān)先簽,主辦機(jī)關(guān)后簽,成文時間以主辦機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。會議紀(jì)要的成文時間加圓括號標(biāo)在標(biāo)題之下,其他公文成文時間均標(biāo)在正文之后右下方。

 ?。ㄊ┏龝h紀(jì)要外,其他正式公文都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。用印位置在成文時間中央上側(cè),要求上沿不壓正文,底邊在成文時間之下,不再落款。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章,最后一枚印章蓋在成文時間上側(cè)。公文正文末頁空檔較小不宜蓋章時,應(yīng)當(dāng)另起一頁,標(biāo)注成文時間,加蓋印章,在左上角標(biāo)明“此頁無正文”,并加圓括號。

  (十一)附注如“此件發(fā)至縣級”、“此件不登報”等,應(yīng)當(dāng)標(biāo)在成文時間下方左側(cè),并加圓括號。

 ?。ㄊ┪募?yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞,標(biāo)在抄送機(jī)關(guān)之上。主題詞由反映公文重要內(nèi)容的規(guī)范化名詞組成。上報的文件按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

 ?。ㄊ┏蜋C(jī)關(guān)標(biāo)在印發(fā)機(jī)關(guān)之上。抄送機(jī)關(guān)按上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)次序排列,平級機(jī)關(guān)按黨委、人大、政府、政協(xié)、軍隊、群眾團(tuán)體次序排列。

  (十四)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間標(biāo)在文件末頁下端左、右兩側(cè),在印發(fā)時間之下標(biāo)明文件印數(shù)。

 ?。ㄊ澹┪淖謴淖笾劣覚M寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排版。在民族自治地方,可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字,將少數(shù)民族文字排列在前。

  第十二條 公文用紙一般為16開型(長260毫米、寬184毫米);也可以采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。

  第四章 行文規(guī)則

  第十三條 全省各級行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系,應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。行文關(guān)系主要有三種:

  (一)下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)上報公文,一般用請示、報告等。

 ?。ǘ┎幌嚯`屬機(jī)關(guān)之間互相行文,一般用函。對需要周知或者共同執(zhí)行的事項,也可以使用通告、通知、通報等。

 ?。ㄈ┥霞墮C(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)下發(fā)公文,一般用命令(令)、決定、指示、通告、通知、通報、批復(fù)等。

  第十四條 下級政府向上一級政府的報告、請示,由上一級政府答復(fù),也可以授權(quán)其辦公廳(室)或者主管部門答復(fù)。政府各部門向本級政府的報告、請示,由本級政府答復(fù),也可授權(quán)其辦公廳(室)或者主管部門答復(fù)。

  第十五條 同級政府各部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi),可以互相行文,可以向上一級或者下一級政府的有關(guān)部門行文,也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定,向下一級政府行文。須經(jīng)政府審批的事項,經(jīng)政府同意后,在文內(nèi)注明“經(jīng)××人民政府同意”字樣,由部門行文。屬于上一級政府主管部門權(quán)限范圍內(nèi)的問題,下級政府應(yīng)當(dāng)直接向上一級政府主管部門行文。

  第十六條 向下級機(jī)關(guān)的重要行文,如提出新的政策規(guī)定和重大改革措施等,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。

  第十七條 各地各部門之間可以協(xié)商解決的問題,應(yīng)當(dāng)互相行文,不應(yīng)報上一級政府轉(zhuǎn)辦。需請上一級政府確認(rèn)或者協(xié)調(diào)的問題,應(yīng)當(dāng)將雙方意見同時上報。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或者撤銷。

  第十八條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府及其部門與同級黨委、軍隊機(jī)關(guān)及其部門可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要,單位不宜過多。

  第十九條 各級行政機(jī)關(guān)一般不得越級上報公文,因特殊情況如重大社情、重大災(zāi)情、特大事故等,必須越級行文時,應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

  第二十條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事。一般只寫一個主送機(jī)關(guān),如需同時送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送的形式,但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。向上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)報下級機(jī)關(guān)的請示時,應(yīng)當(dāng)澄清事實,表明態(tài)度,或者以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示。

  第二十一條 “報告”和“請示”應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格分開,“報告”中不得夾帶請示事項。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的請示應(yīng)當(dāng)答復(fù),而對下級機(jī)關(guān)的報告可不作答復(fù)。

  第二十二條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)當(dāng)抄送另一上級機(jī)關(guān)。

  第二十三條 經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政規(guī)章和其他公文,應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行,可不另行文。同時,由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本,供存檔備查。

  第五章 公文辦理

  第二十四條 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、編號、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

  第二十五條 公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)。通過會議等途徑發(fā)給的公文(包括重要資料),收文者應(yīng)當(dāng)及時交文秘部門處理。

  第二十六條 凡需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)其內(nèi)容和緊急程度,準(zhǔn)確、及時地提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人指示,或者交有關(guān)部門辦理。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確提出辦理時限。內(nèi)容涉及幾個部門的公文,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。

  第二十七條 承辦單位接到文秘部門交辦的公文后,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定時限抓緊辦理,及時答復(fù)辦理結(jié)果,不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的,應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

  第二十八條 凡涉及幾個部門或者地區(qū)的問題,主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文,如有關(guān)方面意見不一致,要如實反映。

  第二十九條 文秘部門對已送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,應(yīng)當(dāng)及時催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,重要公文重點(diǎn)催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文,應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。對逾期未辦的公文,要查明情況,及時處理,防止延誤和漏辦。

  第三十條 行政機(jī)關(guān)的發(fā)文文稿,應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)文秘部門負(fù)責(zé)審核、送簽。部門擬以政府名義行文,應(yīng)當(dāng)代擬文稿。

  第三十一條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

 ?。ㄒ唬┓蠂业姆伞⒎ㄒ?guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,要切實可行,并加以說明。

  (二)情況確實,觀點(diǎn)明確,條理清楚,層次分明,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡短。

 ?。ㄈ┤嗣?、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確,引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

 ?。ㄋ模┙Y(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。有時可不受層次限制,但不能逆用。

 ?。ㄎ澹┍仨毷褂脟曳ǘㄓ嬃繂挝?。 (六)用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱時,應(yīng)當(dāng)先使用全稱,并注明簡稱。

  第三十二條 公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉拍數(shù)碼。

  第三十三條 公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)當(dāng)抄寫清楚,由文秘部門做好審核工作。審核的重點(diǎn)是:

 ?。ㄒ唬┦欠裥枰形?,是否符合公文審批程序和行文規(guī)則,附件和原始資料是否齊全。

 ?。ǘ┕膬?nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策,與上級機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定是否矛盾,與有關(guān)部門、地區(qū)的意見是否一致,需要會簽的公文,是否已送有關(guān)單位會簽。

 ?。ㄈ┦聦嵤欠駵?zhǔn)確,措施是否切實可行,與以前的公文是否重復(fù)。

 ?。ㄋ模┦褂镁o急程度、秘密等級、公文種類、格式和文字表述是否準(zhǔn)確、規(guī)范。

  第三十四條 部門不應(yīng)將代擬文稿直接送本級政府領(lǐng)導(dǎo)個人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門審核的文稿,領(lǐng)導(dǎo)人原則上不予受理簽發(fā)。

  第三十五條 審核后的公文,應(yīng)當(dāng)按簽發(fā)權(quán)限送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的公文,應(yīng)當(dāng)由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。屬于領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)范圍的公文,一般由該領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā),必要時送其他領(lǐng)導(dǎo)人審核或者會簽。經(jīng)授權(quán),有的公文可由秘書長或者辦公廳(室)主任簽發(fā)。

  第三十六條 審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和時間。其他審批人也應(yīng)當(dāng)簽名署時,如無具體意見可視為同意。

  第三十七條 草擬、修改和簽批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,簽批或者修改公文時不得寫在裝訂線以外。

  第三十八條 對上級機(jī)關(guān)的公文,如無具體貫徹意見,除絕密或者注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)本級機(jī)關(guān)秘書長或者辦公廳(室)主任批準(zhǔn)可以翻印,并注明翻印機(jī)關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復(fù)制,不得密電明復(fù)、明電密電混用。

  第三十九條 傳遞、管理秘密公文時,必須采取保密措施,確保安全。利用計算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文,必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

  第四十條 上報的公文,如不符合本實施細(xì)則第十九條、第二十條、第二十一條、第二十八條和第三十一條第一、二項的規(guī)定,上級機(jī)關(guān)的文秘部門可退回呈報單位。主辦部門代上級機(jī)關(guān)草擬的文稿,如不符合本實施細(xì)則第二十八條、第三十一條和第三十四條的規(guī)定,上級機(jī)關(guān)的文秘部門可提出處理意見,由代擬文稿單位修改、補(bǔ)辦手續(xù)或者重新擬稿。

  第六章 公文立卷、歸檔和銷毀

  第四十一條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。

  第四十二條 公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷。保證檔案的齊全、完整,能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況,以便于保管和利用。

  第四十三條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷,其他單位保存復(fù)制件。

  第四十四條 公文復(fù)制件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章,視同正式公文妥善保管。

  第四十五條 凡本機(jī)關(guān)或者本機(jī)關(guān)主辦的重要會議形成的文件(包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料),應(yīng)當(dāng)由會議組織人員負(fù)責(zé)并本機(jī)關(guān)文秘部門立卷。凡部門以本級政府名義召開的業(yè)務(wù)會議形成的文件,由部門立卷、歸檔。

  第四十六條 立好的案卷,應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。移交時應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的交接手續(xù)。個人不得保存應(yīng)當(dāng)存檔的公文。

  第四十七條 沒有歸檔價值和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別和辦公廳(室)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷,不得丟失、漏銷。

  第七章 附 則

  第四十八條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關(guān)行政法規(guī)處理。涉外的公文,由有關(guān)部門按上級機(jī)關(guān)的要求辦理。企事業(yè)單位的公文處理辦法可參照本實施細(xì)則另行制訂。

  第四十九條 本實施細(xì)則自1995年1月1日起施行。過去下發(fā)的有關(guān)行政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定,凡與本實施細(xì)則不一致的,以本實施細(xì)則為準(zhǔn)。

  第五十條 本實施細(xì)則由甘肅省人民政府辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

1994年11月17日

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