第一章　總則

    第一條　為了貫徹中央辦公廳、國務院辦公廳頒發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》，加強我省各級黨、政機關(guān)、人民團體、（以下簡稱機關(guān)）檔案的科學管理，更好地為機關(guān)工作和社會主義各項事業(yè)服務，特制定本辦法。

　　第二條　機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作，各級領導同志應予重視和支持。

　　第三條　各機關(guān)所形成的全部檔案，均應由本機關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理，達到完整、準確、系統(tǒng)和有效利用的要求。

　　第四條　機關(guān)檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機密的安全。

　　第二章　機關(guān)檔案工作任務、機構(gòu)、體制、干部

    第五條　機關(guān)檔案工作的基本任務是，做好機關(guān)檔案室工作和對所屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。具體任務是：

　?。ㄒ唬Ρ緳C關(guān)文書部門或業(yè)務部門的文書立卷歸檔工作進行指導和監(jiān)督；

　?。ǘ┦占⒄?、保管和統(tǒng)計本機關(guān)的檔案，向同級檔案管理機關(guān)報告工作；

　　（三）編制檔案檢索工具和參考資料，及時、準確地提供檔案為機關(guān)工作服務；

　?。ㄋ模┴撠煓n案的鑒定、銷毀工作；

　?。ㄎ澹┒ㄆ谙驒n案館移交具有永久（地、市、縣機關(guān)包括長期）保管價值的檔案；

　?。┦占⒄?、保管與本機關(guān)檔案內(nèi)容有關(guān)的資料，配合檔案提供利用；

　?。ㄆ撸M定本機關(guān)和本專業(yè)系統(tǒng)檔案工作的規(guī)劃，檔案的管理制度和辦法；

　?。ò耍┻M行調(diào)查研究，不斷總結(jié)、交流和推廣檔案工作的先進經(jīng)驗；

　　（九）培訓本系統(tǒng)的檔案干部；

　?。ㄊ┩瓿深I導交辦的與檔案工作有關(guān)的其它事項。

　　第六條　各機關(guān)必須設立相應的檔案工作機構(gòu)。省直凡對下有業(yè)務指導關(guān)系的專業(yè)主管機關(guān)，應成立檔案處、科，對下沒有業(yè)務指導關(guān)系的，應建立檔案室。地（市）縣直屬機關(guān)也應建立檔案室（科），區(qū)、鄉(xiāng)（社）應建立聯(lián)合檔案室，由鄉(xiāng)黨委秘書集中統(tǒng)一管理各種檔案，并承擔對下屬機構(gòu)的檔案業(yè)務指導任務。

　　第七條　各機關(guān)的檔案工作，要有一位負責同志分管，由辦公室主任或政秘部門的負責同志具體領導。業(yè)務上受同級和上級檔家業(yè)務管理機關(guān)的指導、監(jiān)督與檢查。駐在地方的中央、省直屬單位的檔案工作，實行以專業(yè)主管機關(guān)為主，地方檔案管理機關(guān)為輔的管理體制。

　　第八條　各機關(guān)應為檔案部門配備政治上可靠，具有高中畢業(yè)或高中以上文化程度和一定專業(yè)知識、能夠勝任工作的相應數(shù)量的干部。

　　第九條　檔案干部應保持相對穩(wěn)定。調(diào)出具有業(yè)務職稱的檔案干部，應事先征得檔案管理機關(guān)的同意。

　　第十條　檔案干部要努力學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策，熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務，注意總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高政治思想、科學文化和檔案業(yè)務水平。

　　第十一條　各級專業(yè)主管機關(guān)的檔案部門都要采用多種形式，對所屬單位的文書、檔案干部進行業(yè)務培訓，組織經(jīng)驗交流，開展學術(shù)研究活動，不斷提高他們的業(yè)務水平、學識水平和科學管理水平。

　　第三章　文書立卷和歸檔

    第十二條　機關(guān)要建立、健全文書平時歸卷和年終立卷歸檔制度。凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團，人事、紀檢、保衛(wèi)、財會等工作中形成的，以及機關(guān)領導人負責承辦完畢的文件材料），均應由文書部門或有關(guān)業(yè)務部門進行立卷、整理，并定期向檔案部門歸檔和移交。

　　第十三條　各單位應建立、健全文書立卷歸檔制度，并列入有關(guān)人員的職責范圍，作為對干部考核、晉升的內(nèi)容之一。

　　第十四條　歸檔的文件材料，要做到齊全、完整，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類清楚，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。具體要求：

　?。ㄒ唬┮⒁馐占瘷C關(guān)黨組和人事部門的文件材料，政治運動和案件材料；會議和外出活動帶回的文件材料；機關(guān)負責人、知名人士在各種會議上的講話、學術(shù)報告；上級負責人來本地區(qū)視察工作的講話、錄音帶、照片、題詞；內(nèi)部工作計劃、調(diào)查、統(tǒng)計報告；重要的電話、值班記錄；作為文書檔案附件的圖表、圖紙、計算材料；反映機關(guān)及其領導人活動的簡報等文件材料。

　?。ǘ┎煌甏奈募帜炅⒕?；跨年代的案件要放在結(jié)案年代；跨年代的會議放在會議召開的年代；跨年代的長期規(guī)劃放在開始年代；跨幾個年度的工作總結(jié)放在針對的結(jié)束年代。

　　（三）文件和電報要按照內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理立卷。

　?。ㄋ模凑毡９芷谙薇淼囊?guī)定，將不同價值的文件材料分別組卷，聯(lián)系密切的文件可以就高不就低。

　?。ㄎ澹┚韮?nèi)文件按文件內(nèi)容之間的聯(lián)系和事情的來龍去脈、發(fā)展過程、重要程度等，進行系統(tǒng)排列。

　?。┌妇順祟}要簡明確切、通順、結(jié)構(gòu)完整，并要準確地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容和文件排列的次序。

　?。ㄆ撸┯谰?、長期保管的案卷，要編寫卷內(nèi)目錄，編定張?zhí)?，填寫卷?nèi)備考表，去掉金屬物，裝訂時做到不漏頁，不倒頁，不壓字。

　　（八）填寫案卷目錄和書寫卷皮，一律用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清楚、美觀。

　　第十五條　機關(guān)檔案部門應積極對文書立卷工作進行檢查、指導，以保證立成案卷的質(zhì)量。

　　第十六條　歸檔時間一般應在第二年第一季度，最遲不超過第二季度。交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。

　　第十七條　各級檔案管理部門要對同級直屬機構(gòu)，各級專業(yè)主管機關(guān)要對直屬單位的案卷質(zhì)量實行驗收發(fā)證制度，凡案卷質(zhì)量符合要求的，就發(fā)給合格證。

　　第四章　檔案的管理和提供利用

   第十八條　機關(guān)檔案室接收文書部門的案卷，按下列要求進行加工整理：

　?。ㄒ唬γ磕晷纬傻陌妇?，一般應先按保管期限后按組織機構(gòu)或問題的方法進行排列，再按保管期限、年代、機構(gòu)或問題的次序統(tǒng)一編大流水號（歸檔文件不齊全的，可用鉛筆暫編小流水號）。

　?。ǘ┎煌９芷谙薜陌妇響謩e編制案卷目錄。

　?。ㄈ└鶕?jù)檔案內(nèi)容和機關(guān)職能活動，逐年編寫當年機關(guān)沿革和檔案情況說明，其內(nèi)容包括機關(guān)的性質(zhì)、任務、人員編制，內(nèi)部機構(gòu)設置、工作分工、人員配備，機關(guān)領導人姓名、任職時間，機構(gòu)和人員的變化情況，重要的工作活動，以及案卷整理的情況、問題等。

　?。ㄋ模┛h以上黨、政領導機關(guān)制發(fā)的重要文件，除定稿和一份復印件歸檔外，還要保留兩套復印件，分別按文號順序或問題性質(zhì)整理、編目，裝訂成冊，另行存放。

　　第十九條　機關(guān)檔案部門應建立檔案的登記、統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用數(shù)量和效果進行登記和統(tǒng)計，并按規(guī)定向檔案業(yè)務管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

　　第二十條　機關(guān)檔案部門應根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，制定本機關(guān)或本專業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》，經(jīng)機關(guān)領導人批準后執(zhí)行，并報同級檔案業(yè)務管理機關(guān)備案。

　　第二十一條　機關(guān)應定期對超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在機關(guān)辦公室主任或秘書部門領導同志的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結(jié)束后，要提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經(jīng)機關(guān)領導人批準銷毀。批準銷毀的報告，要歸入機關(guān)全宗卷。

　　第二十二條　機關(guān)銷毀檔案，應指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第二十三條　機關(guān)的檔案庫房和櫥柜要堅固適用，逐步達到防震，防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光等要求。有條件的機關(guān)檔案部門，要逐步采用先進技術(shù)設備，實現(xiàn)檔案管理的科學化和現(xiàn)代化。

　　第二十四條　機關(guān)檔案部門要成立、健全庫房管理制度，定期和不定期地檢查檔案的保管狀況。對蟲蛀、霉變、紙質(zhì)老化、字跡褪色的檔案要盡快采取補救措施。

　　第二十五條　機關(guān)檔案部門應根據(jù)檔案內(nèi)容和工作需要，編制重要文件卡片（目錄）和專題人名索引等檢索工具，自編或會同有關(guān)部門編寫機關(guān)工作大事記、歷年組織沿革、基礎數(shù)字匯編、專題概要等參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為機關(guān)各項工作服務并注意掌握檔案的利用效果。

　　第二十六條　機關(guān)檔案部門應建立健全檔案的借閱、摘抄、復制等利用工作制度。根據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用范圍、利用方法和審批手續(xù)。機關(guān)檔案部門保管的檔案，主要供本機關(guān)和上級主管機關(guān)使用，對外提供利用要從嚴掌握。提供機密檔案，要經(jīng)機關(guān)領導人批準。

　　第二十七條　檔案保管人員調(diào)動工作時，應在離職前辦理交接手續(xù)。

　　第五章　檔案的移交

    第二十八條　省直機關(guān)（含三級機構(gòu)）應將永久保存的檔案，在本機關(guān)保存二十年左右，省轄市、行署和縣以下機關(guān)應將永久、長期保存的檔案在機關(guān)保存十年左右，連同檔案目錄（一式三份）全宗介紹和有關(guān)的檢索工具、參考資料等，一并向有關(guān)檔案館移交，區(qū)、鄉(xiāng)（社）收到的上級黨．政機關(guān)普發(fā)的文件作短期保管，可不向縣檔案館移交。

　　第二十九條　各級臨時機構(gòu)形成的全部檔案，必須系統(tǒng)地整理好，向有關(guān)主管機關(guān)的檔案部門或檔案館移交。一個機關(guān)的全部檔案是不可分割的整體，應統(tǒng)一向一個檔案館移交。

　　第三十條　機關(guān)撤銷或合并時，必須將本機關(guān)的全部檔案收集齊全，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進行處理：

　?。ㄒ唬┏蜂N機關(guān)的檔案，應向有關(guān)的檔案館進行移交或由有關(guān)主管機關(guān)代管；

　?。ǘC關(guān)撤銷的業(yè)務分別劃歸幾個機關(guān)的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機關(guān)代管或向有關(guān)的檔案館移交；

　?。ㄈ┮粋€機關(guān)并入另一個機關(guān)或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案材料應移交給合并后的機關(guān)代管或向有關(guān)的檔案館移交；

　?。ㄋ模┮粋€機關(guān)的一部分業(yè)務或者一個部門劃撥給另一個機關(guān)，其檔案材料不得帶人新劃撥機關(guān)，如果工作需要利用，可以借閱或者復制；

　?。ㄎ澹C關(guān)撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關(guān)繼續(xù)處理，并作為新的機關(guān)的檔案加以保管；

　?。┮粋€機關(guān)改變了領導關(guān)系，原工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統(tǒng)一管理。

　　第六章　附則

    第三十一條　各機關(guān)可根據(jù)本辦法結(jié)合本機關(guān)的具體情況，制定本機關(guān)的實施細則。

　　第三十二條　本辦法公布以前已整理好的檔案，只要附合以前的有關(guān)規(guī)定，一般不要調(diào)整。省直機關(guān)一九八二年及其以前的永久卷和長期卷應一道進館，從一九八三年開始只向省檔案館移交永久卷。

　　第三十三條　企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作應參照本辦法執(zhí)行，其中科學技術(shù)檔案工作應按《科學技術(shù)檔案工作條例》辦理。

　　第三十四條　本辦法自批準之日起施行，一九七五年的《安徽省文書立卷和檔案工作暫行辦法》同時作廢。