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備用金管理措施 1、明確備用金的使用場(chǎng)景和金額 羅列可以使用備用金支付的場(chǎng)景，嚴(yán)格控制支付范圍。備用金付款本身的靈活性會(huì)導(dǎo)致很多人付款首選備用金，久而久之會(huì)導(dǎo)致備用金濫用。 明確使用場(chǎng)景后，備用金額度也就明確下來(lái)。比如差旅預(yù)先支取備用金的額度，大致等于本次出差機(jī)票、車(chē)票、酒店、餐飲等，可以根據(jù)公司差旅報(bào)銷(xiāo)的標(biāo)準(zhǔn)予以核準(zhǔn)備用金額度。招待用備用金額度同樣可以根據(jù)公司招待標(biāo)準(zhǔn)予以確定。 2、登記備用金臺(tái)賬 出納負(fù)責(zé)登記備用金臺(tái)賬，包括總賬和明細(xì)賬。 總賬記錄月初備用金余額、本月新發(fā)放備用金金額、本月歸還或發(fā)票抵扣了多少備用金、本月剩余備用金金額。 明細(xì)賬在總賬記錄項(xiàng)目基礎(chǔ)上，添加備用金持有人、部門(mén)、備用金變動(dòng)日期等信息。 總賬與明細(xì)賬相同項(xiàng)目金額要能核對(duì)一致。 會(huì)計(jì)要設(shè)置備用金科目，科目金額與出納的臺(tái)賬保持一致。 整個(gè)備用金管理，找一個(gè)出納專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)跟進(jìn)。 3、建立備用金對(duì)賬機(jī)制 如果備用金使用人是個(gè)人，備用金出納至少每月與未結(jié)清的備用金使用人進(jìn)行溝通，核對(duì)備用金金額，同時(shí)督促對(duì)方及時(shí)結(jié)清備用金。 如果備用金使用人是部門(mén)，則相對(duì)復(fù)雜一些。需要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理該部門(mén)的備用金，每月編制部門(mén)備用金收支明細(xì)。次月月初（5號(hào)前），各個(gè)部門(mén)備用金保管人要把上月備用金的收支明細(xì)以及相應(yīng)的發(fā)票，發(fā)送給備用金出納；出納核對(duì)收支明細(xì)與備用金臺(tái)賬金額是否一致，是否取得與所辦事由相應(yīng)的發(fā)票；不一致，要與對(duì)方溝通。 備用金收支明細(xì)應(yīng)當(dāng)包含以下內(nèi)容： 日期、備用金期初余額、新收到備用金金額、備用金使用金額、使用人姓名、使用事由、剩余備用金金額。 4、備用金定期結(jié)清和回收制度 根據(jù)備用金使用的場(chǎng)景，規(guī)定結(jié)清的時(shí)間，屆時(shí)備用金使用人需要?dú)w還或提供發(fā)票抵扣備用金。 對(duì)于循環(huán)使用的備用金，定期將分散在備用金使用人/部門(mén)手里的閑置備用金回收，可以避免備用金挪用，同時(shí)提升備用金使用效率。 做好備用金賬齡統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)于超過(guò)三個(gè)月未結(jié)清的備用金，備用金出納要與相關(guān)人員溝通，有條件的可以對(duì)備用金使用情況進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，防止出現(xiàn)備用金挪作他用、侵占備用金的違規(guī)行為。 5、備用金違規(guī)使用的處罰機(jī)制 對(duì)于未按期結(jié)清備用金的使用人，制定處罰機(jī)制，比如按日收取罰金。約束使用人及時(shí)歸還備用金。