當(dāng)想象到一家大型企業(yè)的IT系統(tǒng)的時候，大多數(shù)人腦海中浮現(xiàn)的是這樣一種景象：在一個裝有空調(diào)的大房間里，很多臺計算機在進(jìn)行著緊張而繁忙的工作。但是從基本上來說，在一家大型企業(yè)的計算機系統(tǒng)中真正起到核心作用的是企業(yè)資源計劃（ERP）軟件。

　　ERP 軟件將一個企業(yè)的很多不同部門所使用的信息統(tǒng)一在一個整體的計算機系統(tǒng)當(dāng)中。這意味著企業(yè)內(nèi)部的不同部門不再使用不同的數(shù)據(jù)庫來管理信息，例如員工記錄、客戶數(shù)據(jù)、訂貨單和存貨數(shù)量，而是依賴于同一個數(shù)據(jù)庫來管理信息。這就使得企業(yè)內(nèi)部不同部門的員工能夠獲得相同的信息。

　　好處和應(yīng)用  ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一性能夠為企業(yè)帶來很大的好處，包括錯誤的減少、速度和效率的改進(jìn)以及更完全的信息通道。有了更好的信息通道，企業(yè)的員工和管理人員能夠更好的了解目前企業(yè)的業(yè)務(wù)運行狀況，作出更好的商業(yè)決策。例如，ERP系統(tǒng)可以幫助采購部門的采購員根據(jù)客戶訂貨數(shù)量的變化來及時調(diào)整原料的采購。這樣做將會帶來怎樣的結(jié)果呢？這樣做既保證了原料的采購能夠以客戶的定貨數(shù)量為基礎(chǔ)，又節(jié)省了庫存商品所需要的花銷 .在應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，各家公司將重要的商業(yè)記錄保存在很多不同的部門。每一個部門通常使用不同的系統(tǒng)和技術(shù)來對信息進(jìn)行管理。這些信息還有可能在企業(yè)內(nèi)部被復(fù)制多次，這種復(fù)制往往不夠精確并且跟不上最新的要求。一些信息還有可能僅僅是記錄在紙上，這就為獲取該信息增加了難度。例如，一個客戶有可能打電話到銷售部門，希望了解一宗非常重要的訂單的貨物發(fā)送情況，由于沒有共享的數(shù)據(jù)庫資源，接待人員就無法迅速的對客戶的詢問做出答復(fù)，他必須要打很多個電話到公司的生產(chǎn)部門或運送部門才能夠了解情況。

　　ERP系統(tǒng)正是為了服務(wù)于制造公司的信息需求才應(yīng)運而生的，但是隨著時間的不斷向前推移，ERP系統(tǒng)已經(jīng)有了更新的發(fā)展，開始向其他行業(yè)提供服務(wù)，例如醫(yī)療、財政服務(wù)、航空航天業(yè)和消費品行業(yè)。伴隨著不斷的發(fā)展，最初在應(yīng)用于客戶/服務(wù)器系統(tǒng)之前在主機上運行的 ERP系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)開始應(yīng)用在網(wǎng)絡(luò)之中，并且還包括了很多的應(yīng)用程序。IDC對ERP產(chǎn)品的定義是：應(yīng)用綜合用戶界面幫助企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理自動化的工具、綜合數(shù)據(jù)庫和綜合代碼庫。IDC對提供ERP產(chǎn)品的大約100多個銷售商進(jìn)行了追蹤。作為IDC負(fù)責(zé)ERP和業(yè)內(nèi)應(yīng)用程序研究的副總裁， Dennis Byron預(yù)計，目前在全球范圍內(nèi)可能有1000多家公司在提供ERP產(chǎn)品。

　　當(dāng)大多數(shù)人提到“核心”ERP應(yīng)用程序或 “模塊”的時候，他們指的是管理人力資源、清算帳目和財政、制造以及項目管理功能這些辦公室管理功能。然而，來自O(shè)racle公司、Peoplesoft 和SAP的主要ERP系統(tǒng)現(xiàn)在提供了更多的功能，例如銷售自動化、商業(yè)智能、客戶關(guān)系管理和供應(yīng)連鎖管理。

　　ERP的隱藏成本

　　在實踐當(dāng)中，ERP系統(tǒng)可能是很難配置和維修的。ERP工具包本來就很復(fù)雜，并且IT部門要不斷的對該軟件進(jìn)行修改才能使其適應(yīng)公司的特定需求和業(yè)務(wù)處理。ERP系統(tǒng)的安裝是一項龐大而又復(fù)雜的工程，這一工程的進(jìn)度不是以月而是以年來衡量的。即使是在完成了最初的配置之后，ERP系統(tǒng)也還需要不斷的改進(jìn)來反映業(yè)務(wù)上的變化和軟件的升級及功能擴展。

　　ERP系統(tǒng)的復(fù)雜性決定了它昂貴的價格。對于一個企業(yè)來說，在開始考慮一個ERP系統(tǒng)之前，有一點是非常重要的，那就是要了解應(yīng)用這一系統(tǒng)所需要的全部成本，這種成本是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出ERP軟件本身的價格之外的。在對63家公司進(jìn)行的調(diào)查中， Meta Group發(fā)現(xiàn)，當(dāng)實際的成本（例如軟件、安裝、咨詢和硬件）被全部包括進(jìn)來時，應(yīng)用ERP系統(tǒng)的全部成本的平均額為1500萬美元。

　　如果你想要避免成本超出控制和ERP系統(tǒng)安裝運行不完整，最基本的一點是了解ERP系統(tǒng)的隱藏成本以及安裝運行這一系統(tǒng)所牽涉到的主要問題。在這里我們就向大家介紹幾個關(guān)鍵的領(lǐng)域，也是有可能出現(xiàn)問題的地方。

　　計劃和項目管理

　　為ERP系統(tǒng)的配置安裝做好充分的準(zhǔn)備是需要時間和精力的。公司必須給予IT人員和相關(guān)的業(yè)務(wù)管理人員足夠的時間，并且明確他們的職責(zé)，對項目的范圍、成本和時間框架進(jìn)行構(gòu)想和評估。非常重要的是，承擔(dān)計劃任務(wù)的工作人員除了要有很好的技術(shù)知識之外，還要了解公司的業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)處理。同時還要保證一點，那就是負(fù)責(zé)計劃的主管人員必須要對項目負(fù)責(zé)到底，從最初的安裝配置到其后的過程中不可避免的會出現(xiàn)的一些問題。

　　綜合 各個企業(yè)往往對企業(yè)軟件綜合所需要的時間和成本估計不足。ERP系統(tǒng)不是存在于真空之中的，它們通常需要與軟件和復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理聯(lián)系在一起。除了從一個主要的ERP銷售商那里獲得的軟件之外，各個企業(yè)可能還需要使用其他軟件銷售商提供的應(yīng)用軟件。例如，一家公司可能希望把從SAP公司購買的核心ERP系統(tǒng)同從Siebel 公司購買的客戶關(guān)系管理軟件以及從Vastera購買的全球貿(mào)易管理軟件結(jié)合在一起。不同ERP系統(tǒng)的綜合也是一個很大的挑戰(zhàn)，因為一個公司可能同時會使用不同的ERP軟件包以及其他的不同的應(yīng)用軟件。Meta Group的副總裁Dick Kuiper說，一般來說，一家大型企業(yè)要應(yīng)用五種甚至更多的 ERP系統(tǒng)，有一些公司甚至應(yīng)用了超過20種的ERP系統(tǒng)。

　　壞死數(shù)據(jù)

　　在處理現(xiàn)實數(shù)據(jù)的時候會出現(xiàn)很多的問題，ERP系統(tǒng)的隱藏成本也會相應(yīng)增加。當(dāng)一家企業(yè)打算放棄原有的系統(tǒng)而開始使用ERP系統(tǒng)的時候，它必須要將大量的要使用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新的系統(tǒng)之中。對于很多老數(shù)據(jù)來說，這種轉(zhuǎn)換即使不是不可能的，也將是困難的，因為要完成對這些數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換就意味著為了將這些數(shù)據(jù)重新輸入到系統(tǒng)當(dāng)中或是讓它們通過復(fù)雜的轉(zhuǎn)換過程要花費大量的時間和金錢。由于時間的原因，即使是在一個系統(tǒng)完成了全部的安裝配置之后，你也不一定就能夠獲得數(shù)據(jù)。例如，每個月公司的一些客戶、員工和商業(yè)合作伙伴的地址或其他一些信息都會發(fā)生變化。Gartner Group的分析家 Beth Eisenfeld預(yù)計，每個月一家公司的客戶數(shù)據(jù)中會有百分之二的數(shù)據(jù)壞死。她建議各家公司不斷的對數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，清除那些已經(jīng)壞死的數(shù)據(jù)。最后，當(dāng)數(shù)據(jù)從多個系統(tǒng)之中綜合到一起來進(jìn)行分析的時候或是由于系統(tǒng)的綜合，要對數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和轉(zhuǎn)換要進(jìn)行的工作就更多了。

　　測試

　　由于ERP系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著重要的使命，因此在這一系統(tǒng)完成安裝配置之前必須要對它進(jìn)行全面的測試。不要僅僅使用虛擬數(shù)據(jù)來測試這一系統(tǒng)。要使用來自不同方面的真實數(shù)據(jù)。例如，一家制造公司應(yīng)該將過去從客戶那里受到的訂單收集起來，讓它們通過整個的處理過程，包括產(chǎn)品的生產(chǎn)、發(fā)送和付帳。在理想的情況下，這些測試應(yīng)該由那些實際進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的員工來進(jìn)行。當(dāng)然，這些測試是需要花費資金的，但是這種投資將有效的減少由于系統(tǒng)無法進(jìn)行工作而帶來的其他的資金損耗，并且不會由于系統(tǒng)沒有經(jīng)過有效的測試而影響系統(tǒng)的運行效果。

　　文件

　　ERP系統(tǒng)的安裝配置需要很長的時間，在完成配置之后在一家公司的內(nèi)部也要應(yīng)用許多年的時間。這就意味著ERP系統(tǒng)在一家公司的應(yīng)用要經(jīng)歷很多代的IT員工和策劃、安裝及修改這一系統(tǒng)的商務(wù)處理管理人員。制作系統(tǒng)文檔是至關(guān)緊要的，因為這可以幫助未來的工作人員了解軟件的情況和系統(tǒng)的商務(wù)處理邏輯。同時系統(tǒng)文檔還可以幫助未來的工作人員處理公司發(fā)展過程中不可避免的會遇到的更新、擴展和綜合問題。除此之外，系統(tǒng)文檔還可以幫助公司減少進(jìn)行咨詢所需要的時間，并且?guī)椭�它們恰�?dāng)?shù)膶ο到y(tǒng)做出評價，對系統(tǒng)做出改進(jìn)以降低成本。

　　更多的成本：培訓(xùn)和咨詢

　　培訓(xùn)

　　企業(yè)所犯的最大的錯誤之一就是忘記了必須要對員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們適應(yīng)新的系統(tǒng)。企業(yè)的員工必須要經(jīng)過培訓(xùn)，了解如何操作新的系統(tǒng)以及如何將他們應(yīng)用到相似的業(yè)務(wù)中去，例如尋找和加入數(shù)據(jù)。此外，一個新的ERP系統(tǒng)幾乎通常意味著業(yè)務(wù)處理的改變。這就需要改變管理，教給員工有關(guān)新的業(yè)務(wù)處理的知識并且對員工隊伍進(jìn)行重組。當(dāng)改變意味著不得不放棄已經(jīng)形成的工作習(xí)慣并且要形成新的報告關(guān)系時，企業(yè)的員工通常對改變非常反感，并且還會對改變進(jìn)行抵制。如果一家企業(yè)不能對員工進(jìn)行充分的培訓(xùn)并且無法有效的對新系統(tǒng)應(yīng)用所帶來的改變進(jìn)行管理，那么即使企業(yè)在ERP系統(tǒng)上花費了大量的投資，這一系統(tǒng)也無法按照預(yù)計情況完成工作或者說工作的效率將大大降低。

　　咨詢費用

　　由于在應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前各個企業(yè)沒有現(xiàn)成的專門負(fù)責(zé)處理ERP系統(tǒng)問題的IT部門來完成ERP系統(tǒng)安裝過程的每一階段中額外的工作，上面已經(jīng)提到過的很多事項都需要得到咨詢顧問的幫助。如果沒有正確的管理，咨詢費用對整個預(yù)算的耗費速度要比預(yù)計的快的多。確保公司內(nèi)部的工作人員能夠?qū)ψ稍冾檰栠M(jìn)行管理是非常重要的。咨詢合同中應(yīng)該清楚的注明關(guān)鍵的事項、時間框架、現(xiàn)有員工的技術(shù)水平和對企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行培訓(xùn)的目標(biāo)。咨詢合同還應(yīng)該包括詳細(xì)的說明，清楚的指出想要實現(xiàn)的業(yè)務(wù)目標(biāo)和技術(shù)需求。正確的計劃和項目管理（如上所述）對于管理咨詢顧問和讓他們負(fù)起責(zé)任是非常重要的。

　　ERP概述

　　盡管ERP系統(tǒng)的安裝使用十分復(fù)雜并且價格昂貴，一旦這一系統(tǒng)能夠得到正確的安裝使用，企業(yè)所進(jìn)行的投資將無疑是物有所值。Meta Group發(fā)現(xiàn)，一旦ERP系統(tǒng)完成了全部的安裝配置，平均每一系統(tǒng)每年能為企業(yè)節(jié)省160萬美元的資金。

　　但是每一個ERP系統(tǒng)都必須要不斷的進(jìn)行維修和升級，以便利用新的應(yīng)用程序、技術(shù)和功能。ERP軟件不是靜態(tài)的，而是處在不斷的發(fā)展變化之中，并且伴隨著 ERP軟件為了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行的不斷發(fā)展以及各家公司將他們的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)處理信息提供給他們的合作伙伴，將會不斷出現(xiàn)新的主要的開發(fā)。（參閱“ERP發(fā)展道路上的四個趨勢”）。

　　當(dāng)你了解了ERP系統(tǒng)之后，你就馬上會意識到，在企業(yè)信息技術(shù)當(dāng)中真正處于核心地位的正是ERP軟件及其所帶來的業(yè)務(wù)處理，而不是計算機硬